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Versteht sich von selbst: Meetings ohne klares Ziel, mit zu vielen TeilnehmerInnen oder einer vollgestopften Tagesordnung sind unproduktiv. Aber warum gibt es richtig gute Meetings, die zu nichts führen? Stellt euch vor: Das Brainstorming ist brillant, die Strategie auf dem Punkt, die Synergien grandios. Und dann … nichts. Wenn das nächste Meeting ansteht, fangt ihr wieder bei Null an. Passiert in Unternehmen immer wieder. Und für alle, die in diesem Hamsterrad laufen, kann die Situation extrem frustrierend werden. Die gute Nachricht: Gegen schlechte Meetings gibt’s ein Mittel. Um euch nicht lange auf die Folter zu spannen: Ein richtig gutes Meeting braucht ein richtig gutes Protokoll. Wenn ihr euch an die folgenden fünf Regeln zum Protokoll schreiben haltet, lauft ihr nicht Gefahr, dass das Gefühl eines ergebnisreichen Meetings bis zum Ende des Tages verpufft.
Die Nummer-1-Regel für gute Protokolle
Die beste Art, ein Meeting zu protokollieren ist … es zu protokollieren. Hört sich einfach an, wird aber meist vergessen. Nach einem Meeting ein Ergebnisprotokoll mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten an dein Team zu verschicken, sollte dir in Fleisch und Blut übergehen. So einfach kann’s sein. Sogar ein – nennen wir es „Bruchstückprotokoll“ – ist besser als gar keins.
Fokus, Fokus, Fokus
Aber wenn du wirklich das Beste aus deinem Protokoll herausholen willst, fängt die Arbeit bereits vor deinem Meeting an. Achte darauf, dass dein Meeting eine straffe Tagesordnung und ein klares Ziel hat. Vielleicht wollt ihr das Problem eines Kunden lösen oder ein Projekt effizient skalieren. Das Ziel sollte dein Meeting steuern und genauso dein Protokoll. Bei Meetings darf man sich verzetteln, in Protokollen nicht. Haltet während des Meetings immer mal wieder inne, definiert nächste Schritte und stimmt ab, wer für was verantwortlich ist. Wenn das Meeting gut läuft und ihr so richtig gut in Fahrt seid, ist es schwer, zu pausieren. Aber ohne konkrete nächste Schritte ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass nach dem Meeting nichts passiert.
Für jede Aufgabe eine Person, die für dafür verantwortlich ist
Delegiere jedes To-do an eine Person und nicht an ein ganzes Team oder eine Abteilung. Du wirst erstaunt sein, wie das die Dinge ändert. Es hat bei Steve Jobs funktioniert und wird auch für dich funktionieren. Wenn in seinen Meetings ein To-do aufkam, delegierte Jobs es sogleich an eine DRI (Directly Responsible Individual in Apple-Sprache, eine direkt verantwortliche Person). Jobs‘ ehemalige Mitarbeiterin Gloria Lin bestätigt: Die Leute fanden diese Vorgehensweise super! Lin erklärt: „Es geht hierbei eher um Verantwortung als um Rechenschaft. Wenn du das Gefühl hast ‚das ist mein Baby‘, dann ist dir sehr wichtig, dass die Aufgabe erledigt wird.“ Stimmt für jede Aufgabe eine Deadline ab, aber eine konkrete. Die altbekannte „Bis-zum-nächsten-Meeting-Deadline“ funktioniert nicht immer. Manche Aufgaben brauchen mehr Zeit; einfache oder dringende Aufgaben brauchen eine kurze Deadline.
Das Fine-Tuning
Nach dem Meeting sollte das Protokoll innerhalb 24 Stunden bei den Teilnehmern sein. Achte darauf, dass das Protokoll Aufgaben enthält, die, wenn nötig, in einzelne Schritte oder Phasen heruntergebrochen werden können. Jeder Aufgabe sollte eine DRI und eine Deadline zugewiesen werden. Aber damit nicht genug. In den kommenden Tagen oder Wochen solltest du regelmäßig mit deinem Team sprechen und sicherstellen, dass alle To-dos abgearbeitet werden. Ein Protokoll wird normalerweise per E-Mail verschickt, aber das Nachfassen bei einzelnen Personen sollte vielleicht nicht unbedingt über E-Mail erfolgen. Durchschnittliche Angestellte erhalten 120 E-Mails pro Tag. Wer per E-Mail nachfasst, kann leicht in der vollen Inbox untergehen. Ein Tipp: Aufgaben kannst du auch in einen Kalender oder eine Task-Manager-App eintragen. Wenn du zum Meeting per Doodle eingeladen hast, kannst du die Teilnehmer anschließend über die Direct-Message-Funktion kontaktieren oder über Doodle automatische Erinnerungen terminieren. Das soll dir nicht das Gefühl geben, du würdest micromanagen. Zu prüfen, wie es um die Abwicklung aktueller Aufgaben steht, ist eine gute Möglichkeit, dein Team zu supporten.
Das große Ganze im Blick behalten
Und last not least sollte man nicht nur ein Protokoll zum Meeting schreiben, sondern auch mit den Kollegen besprechen, was sie vom Meetingprozess selbst halten. Was funktioniert? Was nicht? Sollte das Strategie-Meeting mit weniger Teilnehmern stattfinden? Trefft ihr euch in regelmäßigen Abständen im Team zum Thema X, obwohl das besser Aufgabe für eine Taskforce wäre? Wenn du auf intelligente Weise nachfasst, welche Aufgaben zu erledigen sind, wie der Meetingprozess ankommt (und diesen ggf. optimierst), gewinnst du ruckzuck wertvolle Arbeitszeit.
Jessica Miller is an Australian writer currently based in Berlin.
