Alle paar Jubeljahre (oder eher Jubelwochen) spielt uns der Kalender einen Streich. Du glaubst, es wäre Mittwoch, und jemand erwähnt ganz beiläufig, dass Donnerstag ist. Was, wenn dir jemand sagen würde, dass du ganze zehn Tage hinterherhinkst? All die geplanten Termine, all die Deadlines, von denen du dachtest, dass sie dir noch nicht so tief im Nacken sitzen …

Genau das ist am 4. Oktober 1582 passiert. Am Tag darauf schrieb die Welt nicht den 5., sondern den 15. Oktober 1582, und jeder musste das akzeptieren. Ganz gleich, welche Deadlines man durch diesen Zeitsprung verpassen würde. Nein, nicht ganz. Nicht jeder akzeptierte das. Aber dazu gleich mehr.

Hände hoch, wer meint, schon die Uhr umzustellen sei umständlich

Umständlich war eher die gerade beschriebene Umstellung vom julianischen Kalender auf den gregorianischen. Letzteren nutzen heute die meisten Länder. Der gregorianische Kalender ist nach Papst Gregor XIII. benannt, der eben diese Kalenderreform beschloss. Er wollte damit die Ungenauigkeiten des julianischen Kalenders korrigieren. Dieser lag wegen vieler Schaltjahre im Sonnenjahr ein paar Tage zurück. Der neue Kalender wurde von dem berühmten Mathematiker und Astronomen Christopher Clavius entwickelt. Zehn Tage mussten dafür aufgeholt werden.

Allerdings freute man sich nicht überall auf den neuen Kalender. Und nicht überall nutzte man ihn ab dem gleichen Zeitpunkt. Da es der Papst persönlich war, der die Nutzung des Kalenders verordnet hatte, sattelten die katholischen Länder zuerst um. Die protestantischen Länder sahen den neuen Kalender als Möglichkeit für die Katholiken, mehr Einfluss zu erhalten, und beschlossen, sich dem zu widersetzen. Wer damals in Europa über eine Grenze musste, reiste somit viele Jahrzehnte lang jedes Mal zehn Tage in die Vergangenheit (oder in die Zukunft). Stell dir mal vor: Damals gab es im Gebiet des heutigen Deutschlands Länder in der Größe der heutigen Bundesländer. Oh, welch Ausmaß der Verwirrung!

Ist denn heute wirklich heute?

Lange Rede, kurzer Sinn, die Zeiten mit den unterschiedlichen Kalendern (ja, da gab es noch mehr als den gregorianischen und den julianischen) waren ziemlich umständlich. Daher nahmen die meisten Länder am Ende doch den gregorianischen Kalender an. (Wir danken an dieser Stelle dem internationalen Handel.) Warum umständlich, fragst du? Allein Ereignisse und Geburtstage für die Nachwelt festzuhalten, sorgte für Kopfzerbrechen (Stichwort Abstammungsforschung). Mal ganz zu schweigen von der Tatsache, dass man Termine doppelt überprüfen musste, um sicherzugehen, dass es sich tatsächlich um denselben Tag handelte.

Einen Termin zu finden, der allen passt, kann super frustrierend sein. Und stell dir jetzt mal vor, jeder hätte zugesagt und dann kommt raus, der Tag, den du auf dem Schirm hattest, ist ein ganz anderer für deine Kollegen. Natürlich kannst du jetzt sagen: „Moment mal! Zwei Kalender bedeuten, ich würde zwei Mal pro Jahr Geburtstagsgeschenke absahnen.“ Aber die Unannehmlichkeiten an all den anderen Tagen überzeugten die Oberhäupter der Länder, dass es den doppelten Geburtstag nicht wert ist. Ja, so chaotisch war das.

Kalender sind komplexe Konstrukte. Von einem zum anderen zu switchen kann (das wissen unsere Vorfahren) ziemlich interessant sein. Hoffen wir mal, dass uns das in Zukunft nicht selbst bevorsteht.

Genießen wir lieber die Gegenwart, planen wir unsere Meetings lieber auf wunderbar unchaotische Weise und überlegen wir uns stattdessen einen anderen Trick, um an zwei Tagen pro Jahr Geburtstag feiern zu können.

By Justina Poskeviciute

Justina is an awesome writer living in Budapest.

Photo by Benjamin Child on Unsplash

Versteht sich von selbst: Meetings ohne klares Ziel, mit zu vielen TeilnehmerInnen oder einer vollgestopften Tagesordnung sind unproduktiv. Aber warum gibt es richtig gute Meetings, die zu nichts führen? Stellt euch vor: Das Brainstorming ist brillant, die Strategie auf dem Punkt, die Synergien grandios. Und dann … nichts. Wenn das nächste Meeting ansteht, fangt ihr wieder bei Null an. Passiert in Unternehmen immer wieder. Und für alle, die in diesem Hamsterrad laufen, kann die Situation extrem frustrierend werden. Die gute Nachricht: Gegen schlechte Meetings gibt’s ein Mittel. Um euch nicht lange auf die Folter zu spannen: Ein richtig gutes Meeting braucht ein richtig gutes Protokoll. Wenn ihr euch an die folgenden fünf Regeln zum Protokoll schreiben haltet, lauft ihr nicht Gefahr, dass das Gefühl eines ergebnisreichen Meetings bis zum Ende des Tages verpufft.

Die Nummer-1-Regel für gute Protokolle

Die beste Art, ein Meeting zu protokollieren ist … es zu protokollieren. Hört sich einfach an, wird aber meist vergessen. Nach einem Meeting ein Ergebnisprotokoll mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten an dein Team zu verschicken, sollte dir in Fleisch und Blut übergehen. So einfach kann’s sein. Sogar ein – nennen wir es „Bruchstückprotokoll“ – ist besser als gar keins.

Fokus, Fokus, Fokus

Aber wenn du wirklich das Beste aus deinem Protokoll herausholen willst, fängt die Arbeit bereits vor deinem Meeting an. Achte darauf, dass dein Meeting eine straffe Tagesordnung und ein klares Ziel hat. Vielleicht wollt ihr das Problem eines Kunden lösen oder ein Projekt effizient skalieren. Das Ziel sollte dein Meeting steuern und genauso dein Protokoll. Bei Meetings darf man sich verzetteln, in Protokollen nicht. Haltet während des Meetings immer mal wieder inne, definiert nächste Schritte und stimmt ab, wer für was verantwortlich ist. Wenn das Meeting gut läuft und ihr so richtig gut in Fahrt seid, ist es schwer, zu pausieren. Aber ohne konkrete nächste Schritte ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass nach dem Meeting nichts passiert.

Für jede Aufgabe eine Person, die für dafür verantwortlich ist

Delegiere jedes To-do an eine Person und nicht an ein ganzes Team oder eine Abteilung. Du wirst erstaunt sein, wie das die Dinge ändert. Es hat bei Steve Jobs funktioniert und wird auch für dich funktionieren. Wenn in seinen Meetings ein To-do aufkam, delegierte Jobs es sogleich an eine DRI (Directly Responsible Individual in Apple-Sprache, eine direkt verantwortliche Person). Jobs‘ ehemalige Mitarbeiterin Gloria Lin bestätigt: Die Leute fanden diese Vorgehensweise super! Lin erklärt: „Es geht hierbei eher um Verantwortung als um Rechenschaft. Wenn du das Gefühl hast ‚das ist mein Baby‘, dann ist dir sehr wichtig, dass die Aufgabe erledigt wird.“ Stimmt für jede Aufgabe eine Deadline ab, aber eine konkrete. Die altbekannte „Bis-zum-nächsten-Meeting-Deadline“ funktioniert nicht immer. Manche Aufgaben brauchen mehr Zeit; einfache oder dringende Aufgaben brauchen eine kurze Deadline.

Das Fine-Tuning

Nach dem Meeting sollte das Protokoll innerhalb 24 Stunden bei den Teilnehmern sein. Achte darauf, dass das Protokoll Aufgaben enthält, die, wenn nötig, in einzelne Schritte oder Phasen heruntergebrochen werden können. Jeder Aufgabe sollte eine DRI und eine Deadline zugewiesen werden. Aber damit nicht genug. In den kommenden Tagen oder Wochen solltest du regelmäßig mit deinem Team sprechen und sicherstellen, dass alle To-dos abgearbeitet werden. Ein Protokoll wird normalerweise per E-Mail verschickt, aber das Nachfassen bei einzelnen Personen sollte vielleicht nicht unbedingt über E-Mail erfolgen. Durchschnittliche Angestellte erhalten 120 E-Mails pro Tag. Wer per E-Mail nachfasst, kann leicht in der vollen Inbox untergehen. Ein Tipp: Aufgaben kannst du auch in einen Kalender oder eine Task-Manager-App eintragen. Wenn du zum Meeting per Doodle eingeladen hast, kannst du die Teilnehmer anschließend über die Direct-Message-Funktion kontaktieren oder über Doodle automatische Erinnerungen terminieren. Das soll dir nicht das Gefühl geben, du würdest micromanagen. Zu prüfen, wie es um die Abwicklung aktueller Aufgaben steht, ist eine gute Möglichkeit, dein Team zu supporten.

Das große Ganze im Blick behalten

Und last not least sollte man nicht nur ein Protokoll zum Meeting schreiben, sondern auch mit den Kollegen besprechen, was sie vom Meetingprozess selbst halten. Was funktioniert? Was nicht? Sollte das Strategie-Meeting mit weniger Teilnehmern stattfinden? Trefft ihr euch in regelmäßigen Abständen im Team zum Thema X, obwohl das besser Aufgabe für eine Taskforce wäre? Wenn du auf intelligente Weise nachfasst, welche Aufgaben zu erledigen sind, wie der Meetingprozess ankommt (und diesen ggf. optimierst), gewinnst du ruckzuck wertvolle Arbeitszeit.

Jessica Miller is an Australian writer currently based in Berlin.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

Egal ob auf Papier oder in der App: Wahrscheinlich schreibst du irgendeine Art von To-do-Liste, um dich bei der Arbeit nicht zu verzetteln. Schließlich ist die To-do-Liste eines der bekanntesten und meist genutzten Produktivitätstools. Aber macht sie uns tatsächlich produktiver? Schon – aber nur, wenn wir sie intelligent verfassen und nutzen. Und dieses „Aber“ ist groß: Oft sind unsere To-do-Listen überlang, viel zu ehrgeizig, zeigen keine Prioritäten auf und verursachen Schuldgefühle. Wenn du das Gefühl hast, dass dich deine To-do-Liste beherrscht (anstatt umgekehrt), solltest du dir die folgenden Alternativen anschauen. Vielleicht geben sie dir neue Ideen, wie du planen und deine Zeit einteilen kannst.

Die Wenn/Dann-Liste

Etwas, das wir alle machen: Wir schreiben unrealistische To-do-Listen, die mit einem Workout um 5 Uhr morgens beginnen und weitergehen mit „Steuererklärung abschicken,“ „Krimi schreiben“ und „Inbox komplett aufräumen“ – alles bis zum Ende des Tages, versteht sich. Manchmal schafft man es, hinter all diese Dinge auf solchen Listen einen Haken zu setzen. Aber manchmal kommt das Leben dazwischen … und mischt unsere sorgfältig erstellten To-do-Listen gründlich auf. Dann hilft die Wenn/Dann-Liste:

Wenn das Meeting länger dauert, schreibe ich nur ein Kapitel für den Bericht statt zwei.

Wenn ich früh im Büro bin, verbringe ich zehn Minuten damit, meinen Schreibtisch aufzuräumen.

Wenn ein Kunde absagt, kümmere ich mich um die liegengebliebenen Rechnungen.

Diese Liste bietet dir eine machbare Aufgabe; unabhängig davon, wie gut oder schlecht der Rest des Tages verläuft.

Tipp: Überlege dir reichlich „Wenn“-Szenarios, während du deine Liste schreibst. So bist du für mehr Eventualitäten gerüstet.

Die 1-3-5-Liste

1, 3, 5 – das sind drei kleine Zahlen, die einen großen Unterschied in deinem Arbeitstag machen könnten. So funktioniert’s: Jeden Tag definierst du eine größere Sache, die du abarbeiten möchtest. Zum Beispiel eine Präsentation vorbereiten. Dazu schreibst du drei mittelgroße Dinge auf. Wie die Tagesordnung für ein Meeting machen. Gefolgt von fünf kleinen Dingen. Das kann zum Beispiel das Verschicken einer E-Mail sein. So verkürzt du deine Liste auf neun wesentliche Aufgaben und planst deine Zeit effektiver. Wer mit zu langen To-do-Listen arbeitet, springt öfter von Aufgabe zu Aufgabe, ohne jemals eine abzuschließen. Mit dieser verkleinerten Liste ist die Chance größer, dass du hinter jeden Punkt einen Haken setzten kannst.

Tipp: Arbeitest du in einem dynamischen Umfeld, in dem Aufgaben oft spontan auf deinem Tisch landen? Plane diese Spontaneität in deine 1-3-5-Liste, indem du täglich ein paar der neun Punkte leer lässt.

Die Bereits-gemacht-Liste

Zwei große Unterschiede gibt es zwischen der To-do-Liste und der Bereits-gemacht-Liste: Meistens schreibst du deine To-do-Liste am Morgen. Die Bereits-gemacht-Liste schreibst du am besten am Ende des Tages. Außerdem besteht die To-do-Liste aus noch offenen Punkten. Die Bereits-gemacht-Liste enthält die Aufgaben, die du bereits abgeschlossen hast. Sie zeigt, was du erreicht hast. Hört sich das nicht besser an, als auf eine Liste voller noch zu erledigender Dinge zu starren? Aber es handelt sich bei dieser Liste nicht nur um eine Wohlfühlübung. Eine Bereits-gemacht-Liste zeigt nicht nur deine Errungenschaften auf. Sie dokumentiert auch, welche Aufgaben noch warten. Wenn auf deiner Bereits-gemacht-Liste steht, dass du ein großes Projekt abgeschlossen hast, dann ist es Zeit für den nächsten Schritt: zum Beispiel den Kunden informieren und Feedback einholen.

Tipp: Schau dir deine Bereits-gemacht-Listen am nächsten Morgen erneut an. So weißt du, was du erreicht hast, und kannst entsprechend planen.

Unsere Autorin Jessica Miller kommt aus Australien und lebt zurzeit in Berlin.