Tipps: Kalender und Termine clever organisieren

Burn Out als Volkskrankheit, Informations-Overload, Freizeitstress und permanente Kommunikation auf allen Kanälen – für uns ist der Alltag zur Herausforderung geworden. Der Termin-Experte Doodle hat einige Tipps & Tricks zusammengestellt, wie man sich organisieren und permanente Zeitfresser beseitigen kann.

So machen Sie aus Ihrem Kalender Ihren persönlichen Assistenten und können die Möglichkeiten moderner Kommunikation gezielt nutzen statt sich davon dominieren zu lassen!

PERSONALISIEREN – Nutzen Sie den Kalender, der am besten zu Ihnen passt
PersonalisierenMan muss seine Termine in Outlook pflegen? Ohne Web-Kalender geht es heute nicht mehr? Vergessen Sie das alles: Sie sind der Boss! Und das gilt auch für unsere folgenden Tipps. Nehmen Sie sich die Zeit, die für Sie richtige Kalender-Methode zu finden. Ein viel reisender Manager braucht wahrscheinlich ein anderes System als eine viel beschäftigte Mutter ohne eigenes Sekretariat. Ihr Kalender muss zu Ihnen passen – nicht Sie zu Ihrem Kalender.

ZENTRALISIEREN – Alle Termine an einem Ort
ZentralisierenEgal ob online, auf Papier oder auf dem Mobiltelefon: Bestimmen Sie eine zentrale Stelle, an der Sie Ihren Zeitplan verwalten. Wenn Sie für Ihre Termine nur ein Instrument nutzen, dann haben Sie immer alles im Blick und vermeiden Doppel-Buchungen und Durcheinander.

SEPARIEREN – Aufgaben gehören in eine To-Do-Liste
SeparierenBleiben Sie klar! Ein Kalender ist dazu da, Termine fest zu halten und das zeitliche Gerüst für den beruflichen und privaten Alltag abzubilden. Trennen Sie Aufgaben und Fristen von Ihrem Kalender und nutzen Sie dafür ein ein separates Tool – wie Remember the Milk.

AUFRÄUMEN – Auch Notizen gehören nicht in den Kalender
Sie nutzen Ihren Kalender fast wie ein Tagebuch? Sie notieren sich dort Einfälle oder nette Begebenheiten? Damit machen Sie Ihre Agenda unübersichtlich und lenken den Blick von Ihren Terminen ab. Greifen Sie stattdessen auf ein schönes Notizbuch aus Papier zurück oder richten Sie sich auf Evernote Ihr virtuelles Gedächtnis ein, in dem Sie nach Belieben blättern und suchen können.

VEREINFACHEN – Terminverabredungen via E-Mail und Telefon können viel Zeit fressen
VereinfachenSie wollen ein Meeting oder ein Treffen mit mehr als einer Person organisieren? Tun Sie Ihrem Zeitkonto den Gefallen: Greifen Sie nicht zum Telefon und schreiben Sie keine E-Mail! Um das unvermeidliche Hin und Her zu vermeiden, lassen Sie sich von Doodle helfen, mit dem Sie per einfacher Umfrage den optimalen Zeitpunkt für Ihr Treffen finden. Das funktioniert, egal welches Kalendersystem Sie favorisieren.

ANTIZIPIEREN – Schlaue Reiseplanung beginnt mit dem Termineintrag
AntizipierenPlanen Sie vorausschauend und realistisch! Wenn Sie einen Termin in einer anderen Stadt haben, notieren Sie auch die Reisezeiten in Ihrem Kalender. Um dabei alle wichtigen Reise-Infos zu berücksichtigen, kann Ihnen ein Dienst wie TripIt das Leben erleichtern.

AUSTAUSCHEN – Teilen Sie Kalenderinfos mit ausgesuchten Kontakten
AustauschenWenn Sie immer wieder mit den gleichen Personen Terminabsprachen haben, hilft die Einsicht in die Verfügbarkeit der anderen enorm. Diesen Kalenderaustausch können Sie via eines (kostenlosen) Web-Kalenders machen (wie z.B. dem Google Calendar); in Firmen ist zu diesem Zweck Outlook Exchange sehr verbreitet.

INTEGRIEREN – Alle Infos zum Termin im Kalender notieren
IntegrierenOrdnen Sie Ihren Terminen und Verabredungen alle relevanten Informationen zu: Elektronische Kalender bieten Ihnen die Möglichkeit, ganz unkompliziert die Agenda eines Meetings, die Hotel-Informationen oder die Teilnehmerliste mit Kontaktdaten zu einem Termin dazu zu speichern. Sollte sich an Ihrer Verabredung etwas ändern, haben Sie sofort alles parat, was Sie zur Kommunikation brauchen.

2 Gedanken zu „Tipps: Kalender und Termine clever organisieren

  1. Gerald Rauber

    Hallo zusammen

    Beim Separieren der Aufgaben wird häufig vergessen, dass das Abarbeiten von ToDo-Listen Zeit benötigt. Das lässt sich auch nicht irgendwann machen, sondern hat einen strengen Zeitbezug: Also braucht es dafür die Reservierung von Zeitressourcen im Kalender. Warum also nicht die Möglichkeit schaffen, ToDo’s zeitlich und terminlich definieren zu können und wenn dies geschehen ist, automatisiert im Terminkalender den Termin dafür zu finden. Dazu gibt es leider in der aktuellen APP-Welt wenig Nützliches. Agendus für Palm war bereits 2003 dazu gut aufgestellt.

    Antwort

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