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To-do: eine bessere To-do-Liste schreiben

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Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

Egal ob auf Papier oder in der App: Wahrscheinlich schreibst du irgendeine Art von To-do-Liste, um dich bei der Arbeit nicht zu verzetteln. Schließlich ist die To-do-Liste eines der bekanntesten und meist genutzten Produktivitätstools. Aber macht sie uns tatsächlich produktiver? Schon – aber nur, wenn wir sie intelligent verfassen und nutzen. Und dieses „Aber“ ist groß: Oft sind unsere To-do-Listen überlang, viel zu ehrgeizig, zeigen keine Prioritäten auf und verursachen Schuldgefühle. Wenn du das Gefühl hast, dass dich deine To-do-Liste beherrscht (anstatt umgekehrt), solltest du dir die folgenden Alternativen anschauen. Vielleicht geben sie dir neue Ideen, wie du planen und deine Zeit einteilen kannst.

Die Wenn/Dann-Liste

Etwas, das wir alle machen: Wir schreiben unrealistische To-do-Listen, die mit einem Workout um 5 Uhr morgens beginnen und weitergehen mit „Steuererklärung abschicken,“ „Krimi schreiben“ und „Inbox komplett aufräumen“ – alles bis zum Ende des Tages, versteht sich. Manchmal schafft man es, hinter all diese Dinge auf solchen Listen einen Haken zu setzen. Aber manchmal kommt das Leben dazwischen … und mischt unsere sorgfältig erstellten To-do-Listen gründlich auf. Dann hilft die Wenn/Dann-Liste:

Wenn das Meeting länger dauert, schreibe ich nur ein Kapitel für den Bericht statt zwei.

Wenn ich früh im Büro bin, verbringe ich zehn Minuten damit, meinen Schreibtisch aufzuräumen.

Wenn ein Kunde absagt, kümmere ich mich um die liegengebliebenen Rechnungen.

Diese Liste bietet dir eine machbare Aufgabe; unabhängig davon, wie gut oder schlecht der Rest des Tages verläuft.

Tipp: Überlege dir reichlich „Wenn“-Szenarios, während du deine Liste schreibst. So bist du für mehr Eventualitäten gerüstet.

Die 1-3-5-Liste

1, 3, 5 – das sind drei kleine Zahlen, die einen großen Unterschied in deinem Arbeitstag machen könnten. So funktioniert’s: Jeden Tag definierst du eine größere Sache, die du abarbeiten möchtest. Zum Beispiel eine Präsentation vorbereiten. Dazu schreibst du drei mittelgroße Dinge auf. Wie die Tagesordnung für ein Meeting machen. Gefolgt von fünf kleinen Dingen. Das kann zum Beispiel das Verschicken einer E-Mail sein. So verkürzt du deine Liste auf neun wesentliche Aufgaben und planst deine Zeit effektiver. Wer mit zu langen To-do-Listen arbeitet, springt öfter von Aufgabe zu Aufgabe, ohne jemals eine abzuschließen. Mit dieser verkleinerten Liste ist die Chance größer, dass du hinter jeden Punkt einen Haken setzten kannst.

Tipp: Arbeitest du in einem dynamischen Umfeld, in dem Aufgaben oft spontan auf deinem Tisch landen? Plane diese Spontaneität in deine 1-3-5-Liste, indem du täglich ein paar der neun Punkte leer lässt.

Die Bereits-gemacht-Liste

Zwei große Unterschiede gibt es zwischen der To-do-Liste und der Bereits-gemacht-Liste: Meistens schreibst du deine To-do-Liste am Morgen. Die Bereits-gemacht-Liste schreibst du am besten am Ende des Tages. Außerdem besteht die To-do-Liste aus noch offenen Punkten. Die Bereits-gemacht-Liste enthält die Aufgaben, die du bereits abgeschlossen hast. Sie zeigt, was du erreicht hast. Hört sich das nicht besser an, als auf eine Liste voller noch zu erledigender Dinge zu starren? Aber es handelt sich bei dieser Liste nicht nur um eine Wohlfühlübung. Eine Bereits-gemacht-Liste zeigt nicht nur deine Errungenschaften auf. Sie dokumentiert auch, welche Aufgaben noch warten. Wenn auf deiner Bereits-gemacht-Liste steht, dass du ein großes Projekt abgeschlossen hast, dann ist es Zeit für den nächsten Schritt: zum Beispiel den Kunden informieren und Feedback einholen.

Tipp: Schau dir deine Bereits-gemacht-Listen am nächsten Morgen erneut an. So weißt du, was du erreicht hast, und kannst entsprechend planen.

Unsere Autorin Jessica Miller kommt aus Australien und lebt zurzeit in Berlin.

 

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