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Interkulturelle Meetings: Diese vier Dinge solltest du beachten

Das waren noch Zeiten, als ein Meeting mit internationalen Kunden und Partnern eine Reise um die Welt bedeutete – einen ordentlichen Jetlag gab es noch gratis dazu. Heute sind internationale Videokonferenzen und Skype Meetings dagegen an der Tagesordnung. Doch obwohl wir für Meetings wahrscheinlich weniger reisen, gibt es weiterhin viel Frustpotential bei der Planung einer Konferenz mit Personen aus unterschiedlichen Kulturen und Zeitzonen. Potenzielle Fettnäpfchen nicht ausgeschlossen. Hier bei Doodle haben wir das dringendste Problem gelöst: dass du eine geeignete Zeit für dein Meeting findest (und dich dabei nicht mit Zeitzonen herumschlagen musst). Wenn du eine Doodle Anfrage startest, wendet Doodle für jeden Teilnehmer automatisch die richtige Zeitzone an. Einfacher gehts nicht!

Das Organisatorische ist damit erledigt und du kannst dich ganz auf den Erfolg deines Meetings konzentrieren (und darauf, dass du potenzielle Missverständnisse umschiffst). Um gute Beziehungen zu internationalen Kunden, Partnern und Stakeholdern zu pflegen und erfolgreiche Meetings zu organisieren, sollte man die internationale Meeting-Etikette kennen. Von folgenden vier Aspekten der weltweiten Meeting-Kultur solltest du gehört haben:

Der richtige Zeitpunkt ist Gold wert

Verschiedene Zeitzonen sind vielleicht nicht das einzige Problem, das es bei internationalen Meetings zu beachten gilt. Du solltest auch sicherstellen, dass Konferenzen für Kunden in Frankreich und Italien nicht in die Mittagspause fallen. Lunch am Schreibtisch? Vergiss es. In beiden Ländern sind zwei Stunden Mittagspause gang und gäbe. Viele Mitarbeiter essen zu Hause oder genießen ihre Mahlzeit in einem Restaurant ums Eck. Das Gleiche gilt für Spanien, wo viele Leute noch die traditionelle Siesta ab 14 Uhr pflegen. Kommen wir zur Pünktlichkeit, einem Wort, das je nach Land eine andere Bedeutung haben kann. Es ist immer eine gute Idee, mit fünf Minuten Puffer aufzutauchen, ob nun im Konferenzraum oder im Web, je nach Ort des Meetings. In der überpünktlichen Schweiz solltest du zehn Minuten einplanen – schließlich haben die Schweizer das Uhrwerk perfektioniert. In Japan brauchst du dich nicht darauf einstellen, dass ein Meeting länger dauern könnte als geplant. Eine Umfrage ergab kürzlich, dass die Japaner die detailliertesten Tagesordnungen schreiben und auch nicht von ihnen abweichen.

Small Talk, ja oder nein?

Im englischsprachigen Raum ist ein wenig Small Talk zu Beginn eines Meetings gern gesehen. Er lockert die Stimmung, bevor man zum Kern der Sache kommt. Wer sich mit Lateinamerikanern trifft, sollte sich darauf gefasst machen, dass Gespräche über Fußball, Familie und andere seichte Themen die ersten Minuten einnehmen. Solltest du bei einem schwedischen Gesprächspartner jedoch das Wetter erwähnen, wird man dir mit Unverständnis begegnen. Für Skandinavier ist Small Talk Zeitvergeudung. Sie sprechen am liebsten sofort übers Geschäft.

Angeregte Dialoge

In Ländern wie den USA und Australien zeichnen sich Meetings oft durch lebendige Debatten und intensives Brainstorming aus. Da wird dem Kollegen auch mal ins Wort gefallen oder Meinungen dazwischen gerufen. Wenn du solche Dialoge von Kollegen in China erwartest, solltest du sie darauf hinweisen. In chinesischen Meetings ist es respektlos, den Konferenzleiter zu unterbrechen. Es sei denn, man wird explizit nach seiner Meinung gefragt. Erin Meyer ist Coach für interkulturelles Business und sie rät dazu, diejenigen, die nicht am Dialog teilnehmen, höflich dazu aufzufordern. Außerdem sollte man am Ende des Meetings reihum Feedback einholen. Umgekehrt sollte man keine chinesischen Kollegen unterbrechen, wenn sie durchs Meeting führen. Auch, wenn du meinst, du gibst zeitlich passenden Input. Deine chinesischen Kollegen könnten dich als schlechten Zuhörer abstempeln.

Und was ist mit Feedback?

In Deutschland und den Niederlanden kann es dir passieren, dass deine Vorschlöge ohne grosse Regung entgegen genommen werden. Lass dich davon nicht entmutigen. Das heißt nicht, dass deine Ideen nicht gut sind. Deine Kollegen und Kunden sind es nur nicht gewohnt, nonverbales Feedback zu geben. Ein anerkennendes Nicken oder gar Lächeln sind eher nicht zu erwarten. Andererseits kannst du dich auf eine umfangreiche und offene Diskussion einstellen, wenn mündliches Feedback gefragt ist. In den Niederlanden ist umfangreiches Feedback ein Zeichen des Respekts. Stell also sicher, dass dein Feedback ebenfalls umfassend ist. Das zeigt, dass du deine Partner und ihre Ideen ernst nimmst.

Mit einer Uhrzeit, die für Teilnehmer aller Zeitzonen passt, und mit ein wenig Kenntnis der internationalen Geschäftsetikette kannst du ein erfolgreiches interkulturelles Meeting organisieren.

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