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Meetings: Vom Teilnehmen zum Führen

Drei Dinge, die du bei der Leitung deines ersten Meetings unbedingt beachten, und zwei, die du vermeiden sollten.

Du bist also kürzlich intern befördert worden. Glückwunsch! Du hast jetzt mehr Verantwortung, bekommst mehr Geld, und plötzlich nimmst du nicht mehr nur an Meetings teil, sondern bist für deren Leitung verantwortlich. Letzteres kann einen ziemlich nervös machen, aber wir haben fünf simple Tipps zusammengestellt, die zu einem reibungslosen Ablauf deines ersten Meetings beitragen werden.

  1. Nutze dein Insiderwissen

Eine interne Beförderung erfordert auch eine Image-Anpassung. Deine einstigen Kollegen müssen lernen, dich als Führungskraft zu sehen, und du selbst musst ebenfalls in diese Rolle hinein finden: das kann manchmal schwierig sein im Umgang mit Menschen, mit denen du dich früher bei einem Feierabend-Drink über den Chef beklagt hast. Du kannst Deine frühere Kollegenrolle nicht ungeschehen machen, aber du kannst sie zu Deinem Vorteil nutzen. Und was Meetings betrifft, bist du klar im Vorteil. Du bist bereits mit der Meeting-Kultur in Deinem Unternehmen vertraut, weißt, was funktioniert und was nicht. Analysiere im Vorfeld des ersten von dir geleiteten Meetings schonungslos ehrlich deine persönlichen Erfahrungen als Teilnehmer solcher Konferenzen. Hast du in Meetings, die für dich persönlich nicht wirklich relevant waren, öfter auf die Uhr gesehen? Beschränke die Liste der Teilnehmer auf Personen, für die die Besprechung auch wirklich Sinn macht. Gab es eine Person, die immer wieder das Gespräch an sich gerissen hat? Registriere eine solche Dynamik und sorge dafür, dass auch andere Teilnehmer zu Wort kommen. Aber vergiss dabei nicht, dass du das Rad nicht neu zu erfinden brauchst. Warum alles umkrempeln, wenn das Meeting am Montagmorgen eingespielt ist und einen klaren Aktionsplan für die Woche hervorbringt?

  1. Stelle dich vor

Auch hier ist eine interne Beförderung von Vorteil. Wahrscheinlich wird jeder der Teilnehmer dich kennen, so wie auch dir alle Anwesenden bekannt sind. Umso besser! Dann kannst du ganz auf die üblichen, in der Regel etwas gestelzten Bemühungen verzichten, das Eis zu brechen. Das bedeutet allerdings nicht, dass du dir nicht Zeit nehmen solltest für eine ordentliche Begrüßung aller Anwesenden, bevor du zum ersten Punkt der Tagesordnung übergehst. Es ist wichtig, dass Du dich in deiner neuen Rolle als Führungskraft präsentierst: Jetzt ist ein passender Moment, um knapp deine Führungsphilosophie zu umreißen und deine Prioritäten kundzutun. Möglicherweise kommt es dir ein wenig arrogant vor, deinen ehemaligen Kollegen gegenüber ein solches Statement abzugeben, aber das braucht es nicht. Alle, du selbst eingeschlossen, profitieren von einer klaren Darlegung deiner Führungsstrategie.

  1. Bemühe dich um Ausgewogenheit

Bei einem gelungenen Meeting spielen Struktur und Flexibilität eine wichtige Rolle, allerdings ist jetzt deine Rolle innerhalb dieses Prozess eine andere. Früher war es deine Aufgabe, aktiv mitzuwirken: durch Brainstorming, Fragen und Vorschläge. Jetzt ist deine Aufgabe, nicht nur aktiv mitzuwirken, sondern auch, das Gespräch zu steuern und andere zur Mitwirkung zu animieren. Bereite Fragen und Gesprächsthemen vor, um das Gespräch in Gang zu bringen oder zu halten. Und behalte dabei im Auge, dass es deine Aufgabe ist, dafür zu sorgen, dass die Gruppe sich einbringt. Wenn viel geredet wird und die Ideen nur so sprudeln, kann es verlockend sein, den Fluss nicht zu unterbrechen, aber wenn ein Thema ausufert, musst du eingreifen. Teile den Teilnehmern mit, wenn es an der Zeit ist, zum nächsten Punkt überzugehen, oder streiche, wenn du eine längere Diskussion als sinnvoll erachtest, andere Punkte von der Tagesordnung. Manchmal ist es wichtig, bei einem Meeting an der Rahmenstruktur festzuhalten, es kann aber auch sinnvoll sein, diese spontan anzupassen.

  1. Sag nicht „Meine Tür steht immer offen“

Feedback ist sehr wichtig, und von deinem ersten Meeting als Führungskraft an ist es ganz entscheidend, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, auf dich zukommen zu können mit Fragen, Ideen oder Schwierigkeiten, die sich aus verschiedenen Aufgaben ergeben. Genau darum raten wir dir, niemals zu sagen: Meine Tür steht euch jederzeit offen. Sicher, das lässt dich nahbarer erscheinen, aber tatsächlich wälzt du damit die Verantwortung, Dinge anzusprechen, auf dein Team ab, während eigentlich du derjenige sein solltest, der die Initiative ergreift. Handele proaktiv: Führe zwischen den Meetings regelmäßig kurze Gespräche unter vier Augen oder in kleinen Gruppen. Auf diese Weise hältst du dich auf dem Laufenden, und dein Team bleibt in der Spur.

  1. Keine Sorge – du schaffst das!

Wir bei Doodle kennen uns mit Meetings aus. Und das ist wichtig: Überlege dir vorab eine Führungsstrategie und konzentriere dich darauf, Gespräche anzustossen und  dich aktiv daran zu beteiligen. Last but not least, schaffe ein Umfeld, in dem Feedback willkommen ist und du wirst schon bald gute Meetings leiten.

 

 

 

 

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