Great Meetings Highlighted

Mein Wissen – dein Wissen: Aus dem Silodenken ausbrechen

Einfache Strategien, um das Silodenken zu beenden.

In jedem Unternehmen gibt es die Abteilungen oder Teams, die eigenständig und für sich selbst arbeiten. Wenn das jedoch dazu führt, dass übergeordnete Unternehmensziele nicht mehr im Vordergrund stehen, der Informationsfluss behindert wird und Teams sich in ihrer Produktivität sogar selbst ausbremsen, dann wird es Zeit dieses Silodenken zu durchbrechen.

Informationssilos und Silodenken

Was sind Informationssilos? Wenn Abteilungen und Teams sich nicht mehr untereinander austauschen, entsteht ein Informationssystem, bei dem es keine Interaktion mehr mit anderen Systemen gibt und Ideen und Informationen nur noch im eigenen Silo gespeichert werden. Informationen sind wie Getreide in einem Silo, wo es gut geschützt ist und nicht zugänglich oder einsehbar von aussen. Bei der Arbeit sind die Abteilungen und Teams untereinander meist offen und kooperativ, eine Zusammenarbeit mit Anderen findet aber kaum statt oder ist sehr ineffezient. Sind sie nicht mehr bereit ihre Informationen mit Anderen zu teilen und es entsteht sogar ein Konkurrenzgedanke und ein „Wir gegen die Anderen“-Gefühl, so spricht man auch vom Silodenken. Wenn Abteilungen und Teams nur noch für sich arbeiten,  kann das den Erfolg eines Unternehmens stark beeinträchtigen. Doppelarbeit, fehlende Synergien und wenig Innovationspotential sind oft die Folge. Silodenken ist vor allem ein Problem grosser, internationaler Konzerne und stark wachsender Unternehmen.

Wenn dieses Problem in deinem Unternehmen nicht besteht, dann kanns du dich mehr als glücklich schätzen. In einem kommunikativen und kollaborativen Arbeitsumfeld, lässt es sich angenehm arbeiten und auch das Unternehmen profitiert von dieser Arbeitsweise. Was aber, wenn das Abteilungsdenken sehr ausgeprägt ist? Dann ist es wichtig, die Probleme zu identifizieren und zu beheben. Es gibt viele bewährte Methoden, um vom Silodenken wegzukommen, und dies sind vier der Besten.

Überdenke und präzisiere die Unternehmensziele

Ziel ist es den Zusammenhalt der Teams zu stärken und ein interdisziplinäres Arbeiten zu schaffen. Die übergeordneten Unternehmensziele sollten nicht mit den Zielen der einzelnen Teams und Abteilungen kollidieren. Dadurch kann man vermeiden, dass Abteilungen isoliert und nur für sich arbeiten.

Zum Beispiel ist in einem Onlinehandel das IT Team für die Beseitigung von Fehlern zuständig und sorgt dafür, dass Bestellprozesse auf der Webseite einwandfrei funktionieren. Ihnen fehlt jedoch häufig die Nähe zum Kunden, um deren Wünsche wirklich gut zu kennen. Der Kundenservice kümmtert sich um Anfragen, Beschwerden und Retouren der Kunden. Sie sind nah am Kunden, haben jedoch weniger technisches Verständnis. Jedes Team hat eine andere Herangehensweise und eigene interne Prozesse. Beide Seiten können voneinander profitieren, der Kundenservice kann seine Erfahrung teilen, wo für die Kunden die grösste Hürde im Bestellprozess liegt. Die IT muss nicht selbst recherchieren und kann im Gegenzug eine technische Lösung für wiederkehrende Probleme anbieten. Ein gemeinsames Unternehmensziel, wie „dem Kunden ein unvergessliches Online Einkaufserlebnis mit einzigartigem Design zu bieten“ verbindet beide Abteilungen. Teamübergreifende Meetings verbessern die Kommunikation.

Setze auf eine grenzenlose Struktur

Jack Welch, der legendäre CEO von General Electric (1981-2001) hasste Silodenken und setzte sich stattdessen für die „Boundaryless Organization“ ein. Traditionelle Organisationsstrukturen sind durch vertikale und horizontale Grenzen und Hierarchien definiert, während grenzenlose Organisationen keine dieser Strukturen haben und auf dem freien Fluss von Informationen und Ideen basieren. Um Innovation, Wachstum und Effizienz voranzutreiben müssen Hierarchiebenen abgebaut und Barrieren zwischen Abteilungen und Jobfunktionen durchbrochen werden. Mitarbeiter arbeiten teamübergreifend zusammen und können verschiedene Rollen einnehmen. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität sind wichtige Kriterien für grenzenlose Organisationen.

Eine Möglichkeit, um Strukturen aufzubrechen ist das Work-Out , das bei General Electric in der Ära Welch entwickelt wurde. Das Work-Out ist ein Prozess zur Beschleunigung von Veränderungen und zur Entscheidungsfindung. Das Workout geht über 90 Tage, während denen es alle 30 Tage eine Sitzung gibt. Wichtig dabei ist die Dringlichkeit und der Fokus der Teilnehmer. Diese werden auch nicht nach ihrem Rang, sondern nach ihrem Wissen und Nähe zum Thema ausgewählt. Die kurze Zeitspanne der des Work-Outs sorgt dafür, dass Bürokratie und das übliche „Das machen wir aber immer so“ ausgehebelt werden. Es senkt den Widerstand gegen Veränderungen. Das Aufgabenteam berichtet am Ende des Work-Outs an das gesamte Unternehmen. Wie ein solches Meeting aussehen kann?

Versuche etwas Neues mit einem Town Hall Meeting

Das Town Hall Meeting ähnelt einem All-Hands Meeting: eine Versammlung, bei der alle im Unternehmen präsent sein sollten. Mit dem kleinen aber feinen Unterschied: das Town Hall Meeting bietet mehr Spielraum für Interaktion und Feedback. Workopolis bietet einige Tipps für die Durchführung eines effektiven Town Hall. Informiere alle Teilnehmer im Voraus über die relevanten Themen, so dass das Meeting als Forum für Fragen und wichtige Details genutzt werden kann. Gebe Mitarbeitern die Möglichkeit vorab Fragen anonym zu stellen und verteile Feedback Formulare am Ende des Town Halls. Der Aufwand für solche Meetings ist grösser als für ein normales All-Hands Meeting, nicht nur deshalb sollten sie spärlich eingesetzt werden. Town Hall Meetings eignen sich nicht für ein wöchentliches oder monatliches Update. Aber wenn es gut ausgeführt wird, dann ist das Town Hall ein ein effektiver Weg, um den Mitarbeitenden zu helfen, sich mit der Mission des Unternehmens verbunden und als Mitwirkende am Erfolg geschätzt zu fühlen. Untersuchungen zeigen, dass Silodenken sich oftmals vom Management auf die Abteilungen und Teams überträgt; ein Town Hall Meeting ermöglicht es Managern, eine kooperative und transparente Arbeitskultur zu vorzuleben.

Denke auch an die Remote Teams

Wenn du eine Versammlung für Alle im Unternehmen organisierst, dann denke auch an wirklich alle. Also auch Remote Teams und Mitarbeitende aus anderen Büros.  Mit zunehmender Akzeptanz von Remote Arbeit und immer globaler aufgstellten Teams können geografische Informationssilos ein Problem sein. Zum Glück lassen sie sich sehr einfach vermeiden. Eine Slack Gruppe für das Team, regelmässige Skype Meetings und Videokonferenzen (nicht vergessen, dass manche Kollegen in einer anderen Zeitzone sind)  sorgen dafür, dass alle Zugang zu den gleichen Informationen haben.

Silodenken macht Zusammenarbeit und Kommunikation herausfordernd: Glücklicherweise kann die Entwicklung sinnvoller Unternehmensziele, ein offenere Struktur und die Verfeinerung der Meetingstrategin die negativen Auswirkungen verringern und eine gesündere Arbeitskultur schaffen.

 

0 Kommentare zu “Mein Wissen – dein Wissen: Aus dem Silodenken ausbrechen

Kommentar verfassen

%d Bloggern gefällt das: