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Agenda aufsetzen: so optimierst du sie

Zu den Grundvoraussetzungen eines gelungenen Meetings gehört das Aufsetzen einer Agenda. Eine wohlüberlegte Agenda sorgt bei einem Meeting dafür, dass alle konzentriert bei der Sache sind und man nicht abschweift. Darüber hinaus ermöglicht sie allen Teilnehmenden eine effiziente Vorbereitung und stellt sicher, dass den Schlüsselthemen ausreichend Zeit eingeräumt wird. Der Sinn einer Agenda wird den meisten nicht neu sein. Richtig? Auf dem Doodle Blog und im Internet gibt es zahlreiche Tips zum Erstellen einer Agenda. Und wahrscheinlich verschickst du die Agenda im Vorfeld des Meetings über die Doodle Premium MessagingFunktion, weil du weisst , wie wichtig es ist, dass alle Teilnehmenden sich auf das Meeting vorbereiten können. So haben alle Gelegenheit, über die wichtigsten Themen nachzudenken.

Willst du Meetings noch effizienter gestalten? Dann schau dir noch einmal die Agenda an. Mit diesen zwei Tipps kannst du deine Agenda noch weiter optimieren.

Lasse jemand anders die Agenda erstellen

Das klingt nach Arbeit und Verantwortung abschieben, ist aber ein wirkungsvoller Trick, um zum Beispiel mehr Dynamik in ein Meeting zu bringen.

Die Agenda wird häufig von den Führungspersonen festgelegt und erstellt. Dass heisst, das Management entscheidet, welche Themen und Massnahmen besprochen werden und dem Team werden die Themen von oben vorgegeben. Aber eine dynamische Gesprächsführung, bei der Ideen gleichberechtigt zwischen Management und Mitarbeitern ausgetauscht werden, ist entscheidend für die Schaffung und den Erhalt einer motivierten, kommunikativen und effizienten Arbeitskultur. Dafür ist es wichtig, den Informationsfluss in alle Richtungen zu fördern und das erreichst du, indem du die Tagesordnung neu strukturierst. Ben Horowitz, Risikokapitalgeber und ehemaliger CEO, schwört darauf. Horowitz führt regelmäßig 1:1 Meetings mit seinen Mitarbeitenden und lässt diese die Agenda festlegen. Mit diesem einfach Kniff bleibt Horowitz immer auf dem Laufenden hinsichtlich der Prioritäten und Sorgen seiner Mitarbeiter. Außerdem fördert diese Politik einen dynamischen Ideenfluss und Austausch am Arbeitsplatz.

Innehalten, zusammenarbeiten und vor allem zuhören!

Eine Agenda gelegentlich von jemand anders erstellen lassen, mag gut funktionieren für ein 1:1 Meeting oder ein kleines Team. Ist es auch ein probates Mittel für eine Jahreshauptversammlung oder ein Meeting mit der ganzen Abteilung? Ja! Warum nicht die Agenda für das nächste grosse Team Meeting gemeinschaftlich erstellen? Im ersten Schritt solltest du einen Entwurf für die Agenda im Vorfeld des Meetings ans Team verschicken. Für das Meeting selbst braucht ihr einen Raum, der mit Whiteboards oder eine Magnet-/Pinnwand ausgestattet ist. Erstelle ein Board/Blatt pro Punkt der Tagesordnung. Fordere dein Team auf, herumzugehen und unter jeden Punkt Kommentare und Fragen zu schreiben oder die Punkte zu priorisieren und ein Ranking zu vergeben. Dies sollte nicht länger als ein paar Minuten dauern und im Anschluss kannst du die Agenda erstellen. Eine Agenda, die alle Themen abdeckt, die dein Team beschäftigen und ihre Prioritäten und Fragen mit einbezieht.

Das klingt machbar? Wende diese Tipps regelmässig an, um deine Meetings effektiver zu gestalten. Jetzt kannst du auch „Optimieren der Agenda für das nächste Meeting“ von der Agenda streichen.

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