Great Meetings

Schon wieder ein Meeting? Brauchen wir das?

Eine Checkliste zur Vermeidung überflüssiger Meetings.

Erinnerst du dich noch, wann du das letzte Mal an einem wirklich interessanten Meeting teilgenommen hast? Ein Meeting mit einem motivierten Team, relevanten Informationen und wichtigen Entscheidungen? Solche Meetings sind leider viel zu selten. Of sind sie reine Zeitverschwendung, es wird viel geredet und ihr kommt trotzdem nicht richtig voran, das weitere Vorgehen ist unklar und dann gibt es noch Kollegen, die alles wieder und wieder diskutieren möchten, auch wenn alle anderen schon aufbruchtbereit sind.

Klar, manchmal ist ein Meeting genau richtig – alle sind in einem Raum versammelt und man profitiert von der Gruppendynamik und dem Austausch untereinander. Manchmal würde aber auch eine ausfühliche E-Mail oder ein Gruppenchat ausreichen. Wenn du dein nächstes Meeting planst, solltest du vorab unsere Checkliste durchgehen und dich fragen. ob die Besprechung wirklich nötig ist.

Habe ich eine Agenda?

Bevor du deine Kollegen aufforderst, ihre Arbeit zu unterbrechen, solltest du dir sicher sein, dass das Meeting für euch alle einen Mehrwert hat. Was möchstest du besprechen? Hast du eine klare Agenda? Wenn nicht, dann mache dir Gedanken, was du mit deinem Meeting erreichen möchtest. Anschliessend kannst du eine Agenda erstellen und sie vorab deinem Team zukommen lassen. So können sich alle auf das Meeting vorbereiten und entsprechend dazu beitragen.

Hat das jetzt wirklich Priorität?

Unser großer Meeting Status Report zeigt auf, dass Meetings oft auf Kosten der Produktivität gehen, da sie ja alle Teilnehmer an der Erledigung anderer Aufgaben hindern. Bevor du Mitarbeitende von ihren Aufgaben abrufst, solltest du sicherstellen, dass das Meeting auch einen strategischen Wert für das Unternehmen hat. Hinterfrage, ob die Teilnahme an der Besprechung in diesem Moment die dringlichste Beschäftigung für die Teilnehmer ist. Können Fristen nicht eingehalten werden weil Kollegen stattdessen in einem Meeting sind oder sind alle gerade in einem wichtigen Projekten eingespannt, dann werden die wenigsten den Kopf frei haben für dein Meeting.  Vielleicht kannst du dein Meeting um ein oder zwei Tage verschieben. Frage dich, was passiert, wenn das Meeting nicht stattfinden würde. Das ist eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, ob ein Meeting überhaupt erforderlicht ist.

Habe ich alle erforderlichen Informationen zur Hand?

Frage dich, was du brauchst, um einen Fortschritt zu erzielen. Nichts ist schlimmer, als ein Thema anzuschneiden und dann festzustellen, dass man nicht genug Informationen hat, um eine tragfähige Entscheidung zu fällen. Nimm dir etwas Zeit, um alles Wesentliche zusammenzutragen, bevor du die Zeit anderer in Anspruch nehmen willst.

Handelt es sich wirklich um unverzichtbare Informationen?

Hinterfrage, für wen die Informationen, die du teilen möchtest, tatsächlich relevant sind. Sind alle betroffen oder nur einzelne Kollegen? Manchmal ist es effizienter, kurz am Arbeitsplatz der richtigen Ansprechpartner vorbeizuschauen, um mit den Betreffenden ein paar Worte zu wechseln. Ist etwas tatsächlich für einen größeren Personenkreis von Bedeutung, prüfe vorab, ob auch alle Teammitglieder abkömmlich sind. Wenn du sowieso hinterher für einige Personen das Besprochene zusammenfassen musst, kannst du das Meeting auch gleich ausfallen lassen und allen eine Kurzfassung der Inhalte zukommen lassen. Finde zunächst heraus, wann die beste Zeit für euer Meeting ist und prüfe die Verfügbarkeiten aller Teilnehmer. Leute mit Schlüsselinformationen oder Entscheidungskompetenz sollten für das Meeting verfügbar sein.

Welche Kanäle kann ich alternativ nutzen?

Wir haben heute mehr berufliche Kommunikations-Tools zur Verfügung als je zuvor. Diese können sehr nützlich sein, wenn es darum geht, Menschen auf dem Laufenden zu halten oder einen Konsens zu erreichen. Du brauchst Feedback zu einer Idee? Eine E-Mail gibt den angeschriebenen Personen mehr Zeit, eine Präsentation zu lesen und darüber nachzudenken, bevor sie Rückmeldung geben. Ein weiterer Vorteil ist, dass man auf diese Weise das Risiko des Gruppendenkens umgeht, indem man allen die Möglichkeit gibt, sich diskret zu äußern. Du willst eine Entscheidung? Nutze ein Tool wie Slack, um eine Diskussion in Gang zu bringen oder einen Personenkreis über etwas abstimmen zu lassen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man auf ein Protokoll verzichten kann, weil ja alles bereits in Schriftform chronologisch vorliegt. Du brauchst Updates? Nutze Projektmanagement-Tools wie Trello, wo man regelmäßig für alle Teammitglieder sichtbar den Stand eines Projekts aktualisieren kann. Mithilfe solcher Software lassen sich auch Aufgaben delegieren oder Fortschritte nachverfolgen.

Ist es dringend?

Nichts ist schlimmer, als eine eilige E-Mail zu verschicken und keine Rückmeldung zu bekommen. Gruppenchats können eine gute Option sein, dringendes Feedback zu erhalten, aber in einem solchen Fall kann ein Meeting tatsächlich der beste und schnellste Weg sein, Feedback zu bekommen.

Wrike hat eine praktische Infografik entwickelt, die dir dabei hilft, zu entscheiden, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Denn ein gutes Meeting ist es immer wert, sich Zeit dafür zu nehmen.  Bist du die Checkliste durchgegangen und bist sicher, dass ein Meeting unbedingt erforderlich ist, dann sorge dafür, dass alles gut organisiert ist. Erstelle ein klare Agenda, bereite alles sorgfälltig vor und lade die richtigen Leute ein. Und spätestens dann wird es Zeit für dein nächstes gutes Meeting.

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