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Bürokultur leben und lieben

Alles was du schon immer zum Thema Bürokultur wissen wolltest. Hier sind die Antworten auf alle Fragen.

Bürokultur – ein Begriff hinter dem sich vieles verbirgt. Was ist Bürokultur, wie führt man so etwas ein, wie kann man sie verändern und für sich persönlich erfolgreich umsetzen?

Was genau ist Bürokultur?

Höchstwahrscheinlich hast du den Begiiff schon mal bei einem eurer Meetings gehört oder er ist dir in der internen Unternehmenskommunikation begegnet. Aber kannst du dir darunter etwas konkretes vorstellen? Nein? Es ist tatsächlich nicht einfach, eine einheitliche Defintion zu finden, denn es gibt viele Interpretationsmöglichkeiten. Aber kurz gesagt, ist die Bürokultur die Persönlichkeit des Arbeitsplatzes – die gemeinsamen Überzeugungen, Werte, Ziele, Ethik, Erwartungen und Einstellungen. Es sind die Verhaltensweisen, die ein Unternehmen fördert und akzeptiert.

Doodle zum Beispiel hat seinen Hauptsitz in Zürich und Büros in Berlin, Belgrad und Tel Aviv. Auch wenn die Büros ganz unterschiedlich sind und eine ganz eigene Dynamik haben, wir legen an jedem Ort Wert auf Innovation und eine positive Arbeitsatmosphäre Wir alle haben ein gemeinsames Ziel: die Planung von Meetings so einfach, intuitiv und effektiv wie möglich zu gestalten. Egal, ob in Serbien oder in unserem Schweizer Büro.

 Warum ist Bürokultur so wichtig?

Eine positive Bürokultur fördert Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und und eine enge Zusammenarbeit im Team. Sie sorgt für qualifiziertere Mitarbeitende und mehr Unternehmenstreue. Und sie das Fundament für überdurchschnittliche Leistungen aller Mitarbeitenden.

Warum sollte ich eine Bürokultur definieren?

Ob definiert oder nicht: an jedem Arbeitsort gibt es eine Bürokultur, auch dann, wenn sie von niemanden definiert wurde und es kein Konzept gibt. Wird keine bestimmte Bürokultur vorgegeben, entwickelt sie sich von alleine. Das muss nicht schlecht sein. Aber: wenn keine Bürokultur definiert wird, lässt man sich die Gelegenheit entgehen, Werte und die Atmosphäre, die man sich für den Arbeitsplatz wünscht, bewusst herbeizuführen und zu forcieren. Es kann sein, dass Mitarbeitende eingestellt werden, die nicht ins Team passen, oder Führungsstile und Arbeitsprozesse toleriert werden, die nicht optimal sind.

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Wie definiere ich eine Bürokultur?

Die Vorgehensweise zur Definierung einer Bürokultur kann ganz verschieden sein, je nach Arbeitsplatz und in welchem Entwicklungsprozess das Unternehmen sich gerade befindet.

Als kleines Start-Up kann die Definition gerade zu Beginn noch recht einfach sein. Anders sieht es aus, wenn es um ein grosses Unternehmen geht, das bereits etabliert ist. Die Vorstellungen können je nach Unternehmen und Menschen ganz unterschiedlich sein. Am besten schreibst du auf, wie du dir die Bürokultur vorstellst und definieren möchtest. Dabei solltest du die folgenden Punkte berücksichtigen:

Ziele Was ist das kollektive Ziel des Unternehmens?

Werte Welche Kernwerte liegen eurer Arbeit zugrunde?

Management Welchen Führungsstil strebst du an?

Team Welche Fähigkeiten, Haltungen und Eigenschaften schätzt du bei Mitarbeitenden?

Praktiken Denk über folgende Punkte nach: Onboarding, Offboarding, Urlaub, Prämien.

Richtlinien Soll es Kernarbeitszeiten geben? Einen Dresscode?

Arbeitsumfeld Soll das Arbeitsumfeld eher lässig und farbenfroh sein? Oder eher klassisch und professionell?

Für ein etabliertes Unternehmen ohne vordefinierte Bürokultur können diese Punkte etwas kniffliger sein, wenn es schon eine Bürokultur gibt, die neu aufgesetzt oder geändert wird. Gibt es allzu unterschiedliche Vorstellungen in den einzelnen Bereichen? Der Vertrieb beginnt morgens um halb acht, das Team von der IT erst um zehn. Braucht es eine Regelung für Kernarbeitszeiten? Hier ist es ratsam, einen möglichst gemeinsamen Nenner zu finden. Hole dir Feedback ein und führe Mitarbeiterumfragen zum Thema Bürokultur und Zufriedenheit am Arbeitsplatz durch. Die Ergebnisse dienen dann als Grundlage für die Definierung der Bürokultur.

 Habt ihr im Unternehmen bereits eine klar definierte Bürokultur? Großartig! Wird diese auch so gelebt oder exisitert neben der Version auf dem Papier, eine gelebte Kultur, die ganz anders ist. Das solltest du regelmässig prüfen und dir gegebenfalls Gedanken machen, ob ihr etwas anpasst oder mehr Wert darauf legt, dass es umgesetzt wird.

Wie kann ich eine Bürokultur einführen?

Definieren der erste Schritt hin zur Schaffung einer positiven Bürokultur: es muss erst einmal eine konkrete Bürokultur definiert werden.

Rekrutieren Neue Mitarbeiter sollten nicht allein aufgrund ihrer Kompetenzen und Erfahrungen eingestellt werden. Nutze das Bewerbungsgespräch, um herauszufinden, ob jemand ins Team passen würde. Das gilt nicht nur für die menschliche Komponente, sondern auch für die Arbeitsweise. Betrachte die Kompatibilität eines Bewerbers mit der gewünschten Bürokultur als ein Hauptkriterium zur Einstellung. Wenn Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten ein wichtiger Bestandteil der Bürokultur sind, dann passt ein Bewerber nicht, dem es wichtig ist nach klaren Anweisungen zu arbeiten und Struktur braucht – da kann der Lebenslauf noch so beeindruckend sein.

Unternehmenstreue Wenn du die richtigen Leute am Start hast, sorge dafür, dass sie auch bleiben! Hohe Unternehmenstreue ist gut für die Moral, die Leistung und das Ergebnis. Eine flexible, positive und respektvolle Arbeitsumgebung ist ein ganz entscheidender Faktor, wenn es darum geht, Mitarbeitende zu halten. Eine gute Arbeitsatmosphäre ist Garant für gute Leistungen und Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden.

Zusammenarbeit Jeder leistet einen Beitrag zur Bildung und zum Erhalt der Bürokultur, darum spielt Teamwork hier auch eine ganz zentrale Rolle. Fördere Gemeinschaftsgefühl und Ownership – mach deutlich, dass deine Mitarbeitenden Mitglieder eines Teams sind und nicht nur Rädchen im Getriebe.

 Wie kann ich die Bürokultur verbessern?

Manchmal gerät die Bürokultur aus dem Ruder, aber das lässt sich in der Regel korrigieren. Hier einige Tipps, die du ausprobieren kannst, wenn du das Gefühl hast, dass die Bürokultur nicht funktioniert.

 Sei offen Achte darauf, dass deine Bürokultur Transparenz und Vertrauen fördert. Halte die Kommunikationskanäle stets offen, über Slack-Kanäle, regelmäßige Meetings und eine Politik der offenen Tür.

Belohnung und Anerkennung Ein Unternehmen sollte nicht nur sagen, dass es bestimmte Verhaltensweisen, Haltungen und Ergebnisse schätzt, sondern diese auch finanziell honorieren. Verhaltensweisen, die du theoretisch gutheißt, solltest du auch anerkennen und belohnen, wenn sie praktisch umgesetzt werden. Wie das in der Praxis aussieht, ist dir überlassen – es kann eine Beförderung sein oder eine Prämie oder auch nur ein Lob in Gegenwart Dritter.

Behalte die Werte im Auge Achte darauf, dass deine Bürokultur auch auf allen Ebenen mit den Kernwerten deines Unternehmens übereinstimmt. Ist dein Unternehmen „familienfreundlich“? Super! Dann sorge dafür, dass sich das in den Urlaubsrichtlinien und flexiblen Arbeitszeiten widerspiegelt.

Wechselseitiges Feedback An einem funktionierenden Arbeitsplatz erfolgt ein ständiger Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sowie unter Kollegen. Achte darauf, dass Bürokultur in den Feedback-Gesprächen nicht zu kurz kommt.

Bürokultur priorisieren Bürokultur ist kein Selbstläufer. Und ist sie erst einmal eingeführt, darf man sie nicht vernachlässigen. Achte darauf, sie zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen und zu optimieren.

Wie beurteile ich eine Bürokultur?

Bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden ist es wichtig darauf zu achten, dass ihre Einstellung passt. Das Gleiche gilt für dich, wenn du auf Jobsuche bist: prüfe, ob ein potenzieller Arbeitsplatz und seine Bürokultur auch zu dir passen. Wie? Das Bewerbungsgespräch kann dir einen Eindruck von der Bürokultur des Unternehmens vermitteln, aber es ist natürlich schwierig, sich ein konkretes Bild zu machen. Ein paar gezielte Fragen können hier aber durchaus hilfreich sein. Im Folgenden findest du ein paar Fragen, die alle Bewerber im Bewerbungsgespräch stellen sollten:

Wie lange sind Sie schon im Unternehmen?

Diese Frage kann ein Hinweis sein hinsichtlich der Unternehmenstreue.

Wird Risikobereitschaft gefördert?

Es ist gut zu wissen, ob Eigeninitiative belohnt wird.

Wie wird gute Arbeit anerkannt? Wie geht man intern mit Fehlern um?

Die Antworten auf diese Fragen verschaffen Einblicke in den Führungsstil und die Feedback-Prozesse.

Wie werden Entscheidungen gefällt?

Die Art und Weise, wie in dem Unternehmen Entscheidungen getroffen werden, vermittelt einen Eindruck vom Grad der Zusammenarbeit und der Organisationsstruktur.

Welches war die letzte große Herausforderung für das Unternehmen/die Abteilung? Wie wurde sie bewältigt?

Es ist wichtig, zu wissen, wie dein potenzieller neuer Arbeitgeber mit Problemen umgeht.

 Wie ist es um die Flexibilität der Arbeitszeiten bestellt?

Frag nicht, welche flexiblen Arrangements angeboten, sondern welche bereits konkret umgesetzt werden.

 Wie sieht eine typische Mittagspause aus?

Ein Eindruck der Mittagspause verrät einiges über die Atmosphäre innerhalb des Teams.

Können Sie mich herumführen?

Bei einer Besichtigung des Büros kann man sich leichter einen Eindruck von der Bürokultur verschaffen.

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Wie passe ich mich einer neuer Bürokultur an?

Wenn du den Job wechselt, wirst du automatisch auf eine neue Bürokultur treffen. Bisher hast du T-Shirt und Sneaker im Büro getragen und nun gibt es einen strengen Dresscode? Im alten Job war es üblich, dass alle um Punkt fünf nach Hause gegangen sind und nun gehen die Kollegen nach der Arbeit häufig noch etwas zusammen trinken. Neben neuen Aufgaben und Workflows muss man sich bei einem Jobwechsel auch in eine neue Bürokultur einfinden. Wie das am besten geht?

Halte Augen und Ohren offen und beobachte die neuen Kollegen. Geben sie Vorgesetzen offen und ehrlich Feedback, dann ist das Teil der Kultur und wird auch von dir gewünscht. Halte dich auch andere Regeln  – wenn alle spätestens um 9 Uhr anfangen, solltest du nicht erst um halb elf da sein. Und gerate nicht in Panik, wenn du einen Fehler gemacht hast. Du bist neu und die meisten werden ein Auge zudrücken.

Sei offen. Bestimmte Verhaltens- und Arbeitsweisen, die an deinem alten Arbeitsplatz erwünscht waren, sind es im neuen Job vielleicht nicht und dafür gibt es andere Prioritäten. Das heisst nicht, dass die eine Bürokultur besser oder schlechter ist als die andere. Lasse dich auf die neue Kultur ein und finde heraus, welche positiven Erfahrungen du daraus ziehen kannst.

Stelle Fragen. Du solltest dich nicht scheuen, die Reihenfolge gewisser Abläufe zu hinterfragen oder dich zu erkundigen, warum manche Dinge vor anderen Priorität haben. Zu verstehen, wie das neue Unternehmen tickt, ist wichtig für eine Anpassung an seine Kultur.

Muss ich mich der Bürokultur meines Unternehmens anpassen?

Ja. Wenn du in einem Unternehmen arbeitest, bist du automatisch – auf positive oder eventuell auch negative Weise – Teil der Bürokultur. Differenziert betrachtet heisst das: passe dich an, aber versuche nicht dich komplett zu verstellen. Ist es üblich gemeinsam zu Mittag zu essen oder nach Feierabend noch etwas zu trinken, dann sei dabei. Du darfst aber auch mal ablehnen, wenn du über Mittag vielleicht eine kurze Auszeit nur für dich brauchst. Wenn du jedoch mit massgeblichen Aspekten der Bürokultur nicht zurecht kommst, du den Führungsstil grundsätzlich ablehnst und dich mit Unternehmenszielen nicht identifizierst, dann passt du vielleicht einfach nicht in das Unternehmen. Überlege, ob es etwas gibt, dass du ändern könntest oder wärst du mit einem anderen Job glücklicher?

Was ist, wenn ich mit der Bürokultur nicht zurecht komme?

Es wäre ein legitimer Grund sich nach einem anderen Job in einem anderen Unternehmen umzusehen. Gib dich nicht mit einer Kultur zufrieden, die dich daran hindert, dein volles Potential auszuschöpfen. Als Team-Player bringst du vielleicht weniger Leistung, wenn dein Unternehmen eine selbständige und unabhängige Arbeitsweise fördert. Aber was, wenn Kündigen keine Option ist? Oder wenn du deine Arbeit liebst und dich nur die Bürokultur stört? Sei offen zu dir selbst. Empfindest du ein Grossraumbüro nur als störend oder beeinträchtigt es deine Arbeit wirklich? Differenziere klar zwischen Dingen, die du lästig findest und denen, die ein echtes Problem für dich darstellen. Leider lässt sich vieles nicht ändern. Wenn man sich im Grossraumbüro nicht wohlfühlt, kann man nicht einfach separate Büros für alle fordern. Vieles kannst du jedoch beeinflussen, indem du mehr positive Workflows und Praktiken einführst und neue Prozesse anstösst.

Was ist tödlich für die Bürokultur?

Neben den vielen positiven Dingen, gibt es jedoch einige Punkte, die jede Form einer Bürokultur zerstören.

Zu viele Regeln Ein Verhaltenskodex ist wichtig, allerdings müssen die Regeln verständlich und nachvollziehbar sein. Allzu viele Regeln bremsen Flexibilität und Kreativität. Mitarbeitende fühlen sich eher demotiviert, wenn zudem noch allzu streng auf die Einhaltung geachtet wird. Das ist leider kontraproduktiv.

Mikro-Management Dynamische Führung und Mikro-Management sind nicht dasselbe. Mikro-Manager halten Untergebene klein und verhindern, dass sie Eigenverantwortung entwickeln und stolz auf ihre Arbeit sind. In extremen Fällen können Mikro-Manager so sehr darauf fokussiert sein, die Arbeit anderer zu tun, dass sie ihre eigenen Aufgaben als Führungskraft vernachlässigen. Das wirkt sich negativ auf alle Beteiligten aus.

Kontraproduktive Kommunikation Zu viele Kommunikationskanäle führen zu Verwirrung, Missverständnissen und Fehlinformationen. Achte darauf, dass alle im Büro auf demselben Stand sind, indem du ein paar Kommunikationskanäle und -stile klar in den Vordergrund stellst.

Arbeitsumfelder ohne Konsequenzen In jedem professionellen Umfeld sollten Handlungen auch Konsequenzen bedingen. Fehler oder Indiskretionen dürfen nicht stillschweigend hingenommen werden – sie sollten für eine Kurskorrektur genutzt werden und die betreffenden Personen müssen Rückmeldung erhalten. Genauso muss Leistung anerkannt werden, um Motivation zu fördern. Niemand möchte das Gefühl haben, in einem Vakuum zu arbeiten.

Die richtige Bürokultur für alle?

Eine positive Bürokultur ist dann gegeben, wenn sich alle willkommen und geschätzt fühlen und für alle die Gegebenheiten so sind, dass Aufgaben optimal erfüllt werden können. Und für alle, heisst auch wirklich alle! Darum ist es wichtig, auch dahingehend die Bürokultur kritisch zu betrachten. Legt ein Unternehmen gesteigerten Wert darauf, dass alle früh morgens anfangen, Überstunden etwas selbstverständliches sind und auch die Anwesenheit bei Veranstaltungen ausserhalb der regulären Arbeitszeiten als Pflicht angesehen wird, dann könnte es sein, dass Eltern sich dort nicht wirklich wohlfühlen. Schlicht, weil es mit ihrem Familienleben nicht vereinbar ist. Es lohnt sich, die Bürokultur zu prüfen und sicherzustellen, dass sie Mitarbeitende mit unterschiedlichen Hintergründen gleichermaßen unterstützt und wertschätzt.

Eine positive Bürokultur ist dann gegeben, wenn sich alle willkommen und geschätzt fühlen.

Als externer Mitarbeiter teil der Bürokultur sein

Immer mehr Unternehmen bieten die Möglichkeit an, dass Mitarbeitende im Home Office arbeiten. Physisch nicht präsent zu sein, heisst aber dennoch, dass auch diese Mitarbeitenden sich als Teil der Bürokultur fühlen sollten. Es ist eine grosse Herausforderung für Unternehmen, dass Gefühl von Kollegialität und Teilhabe an der Unternehmenskultur auch an diejenigen zu vermitteln, die nicht jeden Tag im Büro mit den Kollegen sitzen. Denn Bürokultur ist ein ganz zentraler Faktor für die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeitenden. Was kann gewährleistet werden, dass auch Mitarbeitende im Home Office oder einer weit entfernten Zweigstelle, ebenso motiviert und engagiert arbeiten, wie diejenigen, die täglich im Büro sind?

Meetings mit allen Mitarbeitenden. Sorge dafür, dass auch Mitarbeitende ausserhalb des Unternehmens per Videolink bei allen Besprechungen zugeschaltet sind. Das ist Standard und sollte in keinem Fall vergessen werden.

Regelmässige Feedback Gespräche mit den externen Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden müssen sich genauso für Fehler verantworten und sollten genauso Anerkennung für ihre Erfolge bekommen, auch wenn sie nicht im Büro anwesend sind. Du solltest eine Feedback Kultur auf formeller und auch sponanter Ebene fördern, in dem du dein Team ermunterst jederzeit Rückmeldung zu geben und nicht nur während Meetings.

Nutze effiziente Informations- und Kommunikationswege. Wie zum Beispiel Slack: ein Slack Chat kann effizienter und für alle nachvollziehbarer sein als ein Hin und Her per E-Mail. Achte darauf, dass auf Slack auch einen eigenen Channel einrichtest, in dem das Team sich zu nicht arbeitsrelevanten Themen austauschen kann. Lustige Bilder oder interessante Artikel aus dem Internet erhöhen den Zusammenhalt und Austausch im Team.

Setze einen Onboarding-Prozess auf. Auch für Mitarbeitende, die nicht Home Office arbeiten, sollte es eine ausführliche Einführung bekommen. Achte darauf, dass sie mit jedem Teammitglied,sowie mit allen sonstigen relevanten Personen innerhalb des Unternehmens ein Vier-Augen-Gespräch führen.

Was kann ich mir von anderen Unternehmen abschauen?

 Zappos ist es besonders wichtig, dass alle sich mit der Bürokultur und dem Unternehmen identifizieren können. Neuen Mitarbeitenden werden 2.000 Dollar geboten als Anreiz, nach ihrer ersten Woche zu gehen, wenn sie das Gefühl haben, nicht ins Unternehmen zu passen.

Google ist bekannt dafür, von seinen Mitarbeitenden hohe geistige und kreative Kompetenzen zu fordern. Auch das körperliche Wohlbefinden der Belegschaft hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen: Mitarbeitende von Google bekommen jeden Tag kostenlos gesunde Mahlzeiten und Snacks angeboten und können aus einer Vielzahl von Fitnessangeboten wählen.

Bei Squarespace gehört Teamwork zu den zentralen Werten, und die flachen Hierarchien im Unternehmen beweisen, dass sie das sehr ernst nehmen. Es gibt dort nur sehr wenige Führungskräfte – alle anderen befinden sich auf derselben Stufe.

Bei Warby Parker nimmt man das Prinzip der Bürokultur so ernst, dass es sogar ein Team gibt, dessen alleinige Aufgabe darin besteht, die Bürokultur zu fördern und laufend zu optimieren.

Airbnb ist so sehr daran gelegen, seine Tausenden von Mitarbeitenden weltweit bei der Stange zu halten, dass zweimal wöchentlich ein internationales Meeting stattfindet.

REI, ein Hersteller von Outdoor-Equipment, belohnt Outdoor-Aktivitäten seiner Mitarbeitenden, indem er diese kostenlos mit dem neuesten Outdoor- und Sportequipment ausstattet.

 

 

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