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Mehr Zeit für Patienten: Doodle BookMe im Praxistest

Im September 2012 haben wir BookMe lanciert: Einen neuen Service, mit dem auch kleinere Dienstleister ihren Kunden oder Patienten die Möglichkeit zur Online-Buchung von Terminen anbieten können.

Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nutzen BookMe inzwischen – und wir wollen es genau wissen: Bewährt sich unser neues Angebot im Alltag? Wer wendet BookMe wofür an?

In loser Folge werfen wir deshalb in unserem Blog einen Blick hinter die Kulissen ganz unterschiedlicher Unternehmen. Heute zeigen wir, welche Erfahrungen die Naturheilpraxis Hubert Braun mit unserem Buchungsservice im täglichen Praxisbetrieb macht.

Das Unternehmen

HubertBraunLogo2001 als Einzelpraxis gegründet, hat sich die Naturheilpraxis Hubert Braun im mittelbadischen Ottersweier inzwischen zu einem erfolgreichen Naturheilzentrum mit mehreren Therapeuten entwickelt.

Der Schwerpunkt liegt nach wie vor auf osteopathischen Behandlungen, aber auch andere Therapieformen wie alternative Schmerztherapien oder Pflanzenheilkunde werden vom Team um Praxis-Inhaber Hubert Braun angeboten.

Warum BookMe?

Tag für Tag musste das Praxis-Team eine Vielzahl von Terminwünschen abarbeiten, die von den Patienten außerhalb der Öffnungszeiten auf dem Anrufbeantworter hinterlassen wurden.

Als Hubert Braun in einer Fachzeitschrift auf den BookMe-Service stieß, überlegte er nicht lange und startete direkt mit dem neuen Online-Buchungssystem – auch wenn seine Mitarbeiterinnen am Empfang zunächst skeptisch waren und befürchteten, dass diese zusätzliche Option die Terminvereinbarung eher komplizierter machen würde.

Erfahrungen mit BookMe

Seit Ende Oktober 2012 ermöglicht Hubert Braun auf seiner BookMe-Seite den Patienten die Online-Buchung für seine Osteopathie-Behandlungen sowie die Möglichkeit zu Terminen mit anderen Therapieformen. Schon heute werden 20% seiner Behandlungstermine über BookMe vereinbart – mit steigender Tendenz.

Hubert Braun betont, dass der Service absolut problemlos im Hintergrund läuft und keine zusätzliche Arbeit verursacht. Im Gegenteil: Es gibt eine spürbare Entlastung am Telefon und vor allem das Volumen auf dem Anrufbeantworter hat sich massiv verringert.

Der Heilpraktiker sagt dazu: „BookMe spart einfach richtig Zeit – im Vergleich zum telefonischen Verabreden sicher 5 bis 10 Minuten pro Termin. Das ist Zeit, die unseren Patienten zu Gute kommt. Das schätzt auch mein Empfangspersonal, das von den Vorteilen der Online-Terminbuchung anfangs nicht überzeugt war.

Meine Therapeuten-Kollegen werden bestimmt in den nächsten Monaten mit BookMe nachziehen. Denn für die Patienten ist es extrem attraktiv, dass sie sich selbst einen Termin aussuchen und wirklich zu jeder Tages- und Nachtzeit buchen können.

“Hubert Braun hat seinen Online-Kalender prominent auf der Praxis-Website eingebunden und entwickelt gerade neue Ideen, wie er noch mehr seiner Patienten auf den Service aufmerksam machen kann. Er ist überzeugt, dass die Online-Buchungen weiter zunehmen werden, und empfindet diese Art der Terminvereinbarung als enorme organisatorische Erleichterung:

„Ganz ehrlich, ich würde es wirklich vermissen, wenn es BookMe nicht mehr gäbe.“

Doodle BookMe im Praxistest bei baloisedirect.ch: Qualitätsgewinn bei Kundengesprächen

Mehr als ein halbes Jahr wird unser Online-Buchungsservice BookMe nun schon von zahlreichen Unternehmen aus den verschiedensten Branchen genutzt. Wir wollen es genau wissen: Bewährt sich unser neues Angebot im Alltag? Wer wendet BookMe wofür an?

Deshalb schauen wir hinter die Kulissen und berichten heute über den Einsatz von BookMe bei baloisedirect.ch – ein Fall, in dem es statt um Zeitersparnis um Qualitätsgewinn durch unseren Buchungsservice geht.

Das Unternehmenbaloisedirect Schriftzug DE_150px

Seit 2007 bieten die Basler Versicherungen mit baloisedirect.ch verschiedene Versicherungsprodukte online an. Versicherungen für das Auto, den Rechtsschutz, die Reise, Haftpflicht und Haushalt können heute direkt im Internet von den Kunden geprüft und abgeschlossen werden.

Das ist schnell und unkompliziert – und dennoch legt man bei baloisedirect sehr großen Wert darauf, dass bestehende und neue Kunden bei Fragen zu den Onlineversicherungen individuell und kompetent beraten werden.

Warum BookMe?

Wenn beim Abschluss einer Versicherung Fragen entstehen, so geht es meist um den ganz persönlichen Bedarf – weshalb das individuelle Beratungsgespräch erste Wahl ist, um den Kunden optimal zu betreuen.

Bislang erfolgte der telefonische Kontakt zu baloisedirect ausschließlich über eine zentrale Service-Rufnummer, über die Kunden mit verschiedenen Anliegen zu den verfügbaren Mitarbeitern durchgestellt werden.

Der Nachteil daran: Wartezeiten für den Kunden und Zeitverlust für beide Seiten, wenn zu Gesprächsbeginn zunächst die Ausgangssituation erhoben werden muss.

baloisedirect suchte deshalb nach einer Lösung, um die telefonische Beratung weiter zu verbessern, und stieß als Werbepartner von Doodle auf deren neuen Service BookMe.

Erfahrungen mit BookMe

Seit Mitte April 2013 ist BookMe bei baloisedirect.ch ein fester Bestandteil des Kontaktbereichs. Je nach Versicherungstyp können Kunden einen freien Beratungstermin im Kalender auswählen – und das auf Deutsch, Französisch oder Italienisch. Zusätzliche Bemerkungen und die Information, ob es um ein bereits bestehendes Versicherungsangebot geht, können vom Kunden schon an dieser Stelle eingegeben werden.

Das Team von baloisedirect ist nach nur einem Monat von BookMe begeistert: Die telefonische Beratung lässt sich jetzt individuell planen und findet zu Zeiten statt, die für den Kunden optimal passen.

„All das hat die Qualität unserer Gespräche enorm verbessert. Auch unsere Kunden schätzen, dass sie sich auf ihren Telefontermin konkret vorbereiten können“, beschreibt Urs Stöpfer, Leiter Alternative Vertriebskanäle, die ersten Erfahrungen mit BookMe.

Die reibungslose Funktionalität und die durchweg positive Resonanz bei Kunden und Mitarbeitern sind für das Unternehmen wichtige Argumente für den Online-Buchungsservice. Doch nicht nur das – wie Urs Stöpfer weiter erklärt:

„BookMe scheint vor allem für Neukunden, die sich für eine Autoversicherung interessieren, sehr attraktiv zu sein, denn etwa 90% der Kontakte kommen aus diesem Segment. Neukunden, die für eine konkrete Anfrage die Initiative ergreifen und uns um einen Termin bitten – einen besseren Gesprächseinstieg für beide Seiten gibt es natürlich nicht!“

Macht alles einfacher: Doodle BookMe im Praxistest

Foto_fliegender_Masseur K-N KlauckEin komfortabler Buchungsservice für kleinere Dienstleister: Seit über einem halben Jahr ist BookMe jetzt im Einsatz. Die Zahl der Anwender wächst stetig – doch wir wollen es genau wissen: Bewährt sich unser neues Angebot im Alltag der Unternehmen? Wer wendet BookMe wofür an?

In loser Folge werfen wir deshalb einen Blick hinter die Kulissen und präsentieren in unserem Blog ganz unterschiedliche Beispiele aus der Praxis. Heute beschreibt der Fliegende MED Masseur seine Erfahrungen mit dem neuen Service von Doodle.

Das Unternehmen

Als Fliegender MED Masseur hat sich Kay-Nicolas Klauck im Sommer 2011 in Zürich selbständig gemacht und bietet eine Vielzahl verschiedener Massagestile an. Sein größtes Augenmerk gilt dabei der Individualität jedes einzelnen Patienten.

Für ihn gehört dazu nicht nur ein ausführliches Vorgespräch, sondern auch die Auswahlmöglichkeit aus unterschiedlich langen Terminen und die freie Entscheidung über den Ort. Denn der Masseur behandelt nicht nur in seinen eigenen Praxisräumen, sondern auf Wunsch auch im Büro oder dem Zuhause des Patienten.

Warum BookMe?

Kay-Nicolas Klauck bietet seine Massage-Behandlungen als Einzelperson an – und so läuft auch die komplette Termin-Koordination direkt über ihn. Eine Anfrage auf dem Mobiltelefon bei der Zugfahrt, eine Bitte zur Terminverschiebung per Mail, ein überfüllter Anrufbeantworter nach dem Kurzurlaub:

Die übliche Organisation mit Telefon und E-Mail kostete Zeit und Nerven, war extrem kompliziert und führte mitunter zu Termin-Kollisionen. Als der Masseur im Februar 2012 bei einer Verabredung über Doodle auf BookMe aufmerksam wurde, beschloss er sofort, den neuen Buchungsservice zu testen.

Erfahrungen mit BookMe

Auf der BookMe-Seite des Fliegenden MED Masseurs werden alle verschiedenen Behandlungslängen und auch die Option zu Terminen außerhalb der Praxis angeboten. Seine Patienten haben die Möglichkeit zur Online-Buchung extrem positiv angenommen, so dass bereits jetzt 95% aller Terminvereinbarungen über BookMe laufen.

Die anfängliche Skepsis von Kay-Nicolas Klauck, einen externen Service für sich arbeiten zu lassen, ist totaler Begeisterung gewichen: „Keine Anrufe und kein Hin und Her per Mail, allein dadurch spare ich bestimmt eine Stunde Zeit pro Woche.

Doppelbuchungen gibt es nicht mehr und auch die automatische Termin-Erinnerung an die Patienten ist praktisch. Und erst im Nachhinein ist mir aufgefallen, dass ich dank BookMe tatsächlich meine komplette Termin-Organisation über das Mobiltelefon steuern kann – das will ich nicht mehr missen.“

Als wichtigste Pluspunkte des Services nennt der Masseur seine eigene Zeitersparnis und die große Flexibilität für seine Patienten, die ihre Termine jetzt wann und wo immer buchen können, selbst wenn er im Urlaub ist. Kay-Nicolas Klauck ist von BookMe überzeugt und hat den Dienst bereits weiter empfohlen.

Er sagt dazu: „BookMe macht den Alltag für mich als Dienstleister entscheidend leichter und bringt sogar zusätzlichen Traffic auf meine Homepage. Und das alles zu einem super Preis-Leistungs-Verhältnis. Eigentlich ist es in heutiger Zeit fast komisch, dass noch nicht alle Unternehmen erkannt haben, wie sinnvoll Online-Terminbuchung für alle Seiten ist!“

BookMe: Neue Features und Erfolgsgeschichten

BookMe hat ein paar neue Features gekriegt, nach denen oft gefragt wurde:

  • Standorte sind neu optional. So kann BookMe auch von Firmen eingesetzt werden, die rein virtuell funktionieren und keine physischen Standorte haben.
  • Pufferzeiten: In manchen Fällen braucht es vor und/oder nach einem Termin eine Pufferzeit, um zu putzen, aufzuräumen oder einen Platz wieder herzurichten. Diese Pufferzeiten lassen sich neu individuell pro Dienstleistung einstellen.
  • Vorlaufzeiten legen die Mindestzeit zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem eigentlichen Termin fest. Damit vermeiden Sie allzu kurzfristige Buchungen.

Lernen Sie ausserdem zwei unserer vielen zufriedenen BookMe-Kunden kennen:

  • Eurocentres meint: „Die erste BookMe-Anfrage kam schon am ersten Tag mit dem neuen Service – und täglich werden es mehr Buchungen von potenziellen Kunden aus der ganzen Welt.“ Mehr lesen
  • Float sagt: „Bereits jetzt werden 30-50% aller Termine über BookMe vereinbart. Oscar Trott schätzt, dass dank BookMe 6-8 Stunden pro Woche weniger telefoniert werden muss.“ Mehr lesen

Ländervergleich: Deutsche und Schweizer planen Termine weit voraus

Jeden Tag werden auf Doodle weltweit Abertausende neue Terminanfragen gestartet – eine gewaltige Menge an Daten, die – selbstverständlich anonymisiert – spannende Erkenntnisse darüber liefern können, wie Menschen sich verabreden.

Deutsche und Schweizer werden zum Beispiel ihrem Ruf gerecht: Sie planen ihre Termine mit dem größten zeitlichen Vorlauf, ob beruflich oder privat.

Das ist eines der Ergebnisse einer groß angelegten internationalen Untersuchung der Universitäten Harvard und Zürich zum Einfluss kultureller Unterschiede auf das Verabreden von Terminen. Die Resultate basieren auf der Auswertung von 1,5 Millionen anonymisierten Terminumfragen aus 211 Ländern.

Und die Resultate belegen: Internet-Nutzer sind keine weltweit homogene Masse – denn Länder mit unterschiedlicher kultureller Prägung zeigen trotz global vernetzter Lebenswelten immer noch signifikante Unterschiede bei der Verabredung von Terminen.

Oberflächlich betrachtet ist das Vereinbaren eines Treffens von mehreren Teilnehmern eine banale Sache: Es geht darum, eine Schnittmenge zu finden – einen Termin, an dem die meisten oder möglichst alle Zeit haben. Genau diesen Prozess haben wir mit Doodle radikal vereinfacht. Wenn aber in internationalen Teams notorische Planer auf spontane Freigeister treffen, dann kann das zu ärgerlichen Missverständnissen führen.

Die vorliegende Studie zeigt, dass bei diesem Verhalten die nationale Herkunft eine entscheidende Rolle spielt. Menschen aus Ländern mit einer kollektivistischen Struktur, bei der das Gemeinwohl an oberster Stelle steht, verabreden sich anders als Menschen aus individualistischen Gesellschaften wie Deutschland oder den USA, in denen die Freiheit des Einzelnen die höchste Priorität genießt.

Einige ausgewählte Studien-Ergebnisse im Überblick:

  • Voraus blickende Planer: In Deutschland und der Schweiz werden Termin-Umfragen mit Doodle im weltweiten Vergleich mit dem größten zeitlichen Vorlauf gestartet.
  • Reaktionszeit: Menschen aus individualistisch geprägten Ländern lassen sich deutlich mehr Zeit, um auf eine Termin-Anfrage zu antworten.
  • Wille zum Konsens: Obwohl Personen in kollektivistisch geprägten Ländern jeweils weniger möglichen Terminalternativen zustimmen, führen die Doodle-Umfragen dort häufiger zu einem gemeinsamen Termin.
  • Transparenz hilft: Egal wo – offene Termin-Umfragen, bei denen die Angaben eines jeden für alle sichtbar sind, beschleunigen und verbessern die Terminfindung im Vergleich zu Umfragen, bei denen nur der Initiator die Antworten sieht. Die Umfrage-Teilnehmer antworten dann nicht nur schneller, mit offenen Umfragen werden auch doppelt so viele Konsens-Termine gefunden.

Detaillierte Resultate und Informationen zum methodischen Vorgehen im ausführlichen wissenschaftlichen Artikel „Doodle Around the World: Online Scheduling Behaviour Reflects Cultural Differences in Time Perception and Group Decision-Making“.

Service für den Kunden: Doodle BookMe im Praxistest

Unser neuer Buchungsservice BookMe ist seit fünf Monaten im Einsatz und gibt auch kleineren Dienstleistern die Möglichkeit, ihren Kunden die schnelle und komfortable Terminvereinbarung im Web anzubieten. Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits mit BookMe.

Wir wollen es genau wissen: Bewährt sich unser neues Angebot im Firmenalltag? Wer wendet BookMe wofür an? Deshalb werfen wir in loser Folge einen Blick hinter die Kulissen und präsentieren unterschiedliche Beispiele aus der Praxis. Kürzlich haben wir die BookMe-Anwendung beim float Center Zürich vorgestellt – heute zeigen wir, wie die Eurocentres Sprachschulen unseren neuen Service verwenden.

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Das Unternehmen

35 Sprachschulen auf fünf Kontinenten und Unterricht in acht Weltsprachen: Seit mehr als 60 Jahren bietet Eurocentres Sprachkurse auf höchstem Niveau an. Jahr für Jahr lernen rund um den Globus etwa 13.000 Menschen mit Eurocentres eine neue Sprache. Organisiert wird der weltweite Direktverkauf der Kurse von einem internationalen Team mit Sitz in Zürich – hauptsächlich über E-Commerce Aktivitäten und persönliche Telefonate.

Warum BookMe?

Eurocentres bietet seinen Kunden eine kostenlose Service-Nummer an, um sich telefonisch beraten zu lassen und den individuell passenden Sprachkurs zu buchen. Der Nachteil: Bei der großen Anzahl von Kundenanfragen kann es vor allem in Stoßzeiten zu langen Wartezeiten kommen.

Um das zu vermeiden und um den telefonischen Verkauf besser steuern zu können, suchte Eurocentres schon lange nach einer IT-Lösung für einen Rückrufservice. Von zentraler Bedeutung war für das international tätige Unternehmen dabei die Option, diesen Service in mehreren Sprachen gestalten zu können.

BookMe ermöglicht genau das – und so implementierte Eurocentres den neuen Dienst im Oktober 2012.

Erfahrungen mit BookMe

Zusätzlich zum telefonischen Service können die Eurocentres-Kunden jetzt direkt über die Website des Unternehmens mit BookMe eine Bitte um Rückruf platzieren. Besonders attraktiv ist für die Kunden die Möglichkeit, einen konkreten Termin für den Rückruf angeben zu können – davon ist Michel Sägesser, Head of E-Commerce und ICT-Services bei Eurocentres, überzeugt:

„Wer sich über unsere Sprachkurse beraten lassen möchte, kann in unserem BookMe-Kalender einfach einen freien Termin aussuchen. Das funktioniert sogar über Zeitzonen hinweg. Der Kunde kann sich auf das Gespräch vorbereiten und sich auf den Zeitpunkt des Rückrufs verlassen. Gleichzeitig bieten wir mit BookMe nicht nur einen besonderen Service für unsere Kunden an, sondern verlieren durch diese neue Form der Kontaktaufnahme auch keine Kunden mehr in der Warteschleife.“

Die erste BookMe-Anfrage kam schon am ersten Tag mit dem neuen Service – und täglich werden es mehr Buchungen für Rückruftermine von potenziellen Kunden aus der ganzen Welt. Auch die Mitarbeiter sind überzeugt von BookMe, wobei Michel Sägesser sicher ist, dass das Potenzial des neuen Rückrufservices für Eurocentres noch längst nicht ausgeschöpft ist:

„Unsere Hauptsaison ist das Frühjahr, wenn die meisten Sprachkurse für die Sommerferien gebucht werden. Und dann werden wir erst richtig spüren, welche Entlastung BookMe im Arbeitsalltag bringt.“

Echte Zeitersparnis: Doodle BookMe im Praxistest

Anfang September 2012 haben wir BookMe lanciert: Einen neuen Buchungsservice, mit dem auch kleinere Dienstleister ihren Kunden die schnelle und komfortable Terminvereinbarung im Web anbieten können. Bei zahlreichen Unternehmen ist BookMe bereits im Einsatz. Wir wollen es genau wissen: Bewährt sich unser neues Angebot im Firmenalltag? Wer wendet BookMe wofür an? In loser Folge werfen wir in den nächsten Monaten einen Blick hinter die Kulissen und präsentieren in unserem Blog ganz unterschiedliche Beispiele aus der Praxis. Den Anfang macht heute das float Center in Zürich.

Das Unternehmen

Seit 2007 bietet das float Center in Zürich die Chance auf absolute Entspannung im Alltag an: In insgesamt drei Floating Räumen kann man das Gefühl von Schwerelosigkeit erleben, wenn man an der speziellen Salzwasser-Oberfläche schwebt. Pro Woche können insgesamt 100 Floating-Termine von je 90 Minuten (60 min Floaten + 30 min Ruhephase) für 1-2 Personen vergeben werden.  In der Floating-Hauptsaison von Oktober bis April ist das float Center Zürich meist zu 90% ausgelastet.

Warum BookMe?

Das float Center in Zürich arbeitet mit einem kleinen Team und hat keinen festen Mitarbeiter nur für den Empfang. Da aber die meisten Termine bislang telefonisch vereinbart wurden, musste das Personal Tag für Tag sehr häufig für Termin-Absprachen ans Telefon – statt sich wertvolle Zeit nehmen zu können für die anwesenden Floating-Kunden im Center. Vor allem an Montagvormittagen klingelte unaufhörlich das Telefon, was außerdem zu permanent besetzten Leitungen und dadurch zum Verlust von Kundenanfragen führte. Sabine Riess und Oscar Trott, die Betreiber des Zürcher float Centers, suchten für dieses Problem nach einer effizienteren Lösung  im Arbeitsalltag. Noch in der Produktentwicklungsphase hörten sie von BookMe und entschieden sich, diese neue Möglichkeit zur Terminbuchung zu testen.

Erfahrungen mit BookMe

Seit November 2012 ist BookMe beim float Center Zürich im Einsatz, mit je einer Lizenz für jeden der drei Floating Räume. Bis auf spezielle Angebote wie zum Beispiel ganze Floating-Tage können nun alle gängigen Termine auch online gebucht werden. Der neue Service ist sowohl von den Mitarbeitern als auch den Kunden extrem gut angenommen worden: Bereits jetzt werden 30-50% aller Termine über BookMe vereinbart. Spürbar weniger Anrufe führen im Alltag zu einer enormen Arbeitserleichterung – und zu einer echten Zeitersparnis. Oscar Trott schätzt, dass schon nach dieser kurzen Zeit dank BookMe 6-8 Stunden pro Woche weniger telefoniert werden muss: Das ist ein ganzer Arbeitstag. Wertvolle Zeit, die nun unmittelbar den Kunden zu Gute kommt. Nach seinem Feedback zu BookMe gefragt, sagt Oscar Trott: „Das Tool ist traumhaft! Auch die Kunden sind begeistert, dass sie nun jederzeit nach freien Terminen schauen können und auch außerhalb unserer Öffnungszeiten buchen können. Und durch die automatischen E-Mails, die BookMe zur Terminbestätigung verschickt, müssen wir selbst eigentlich gar nichts mehr machen. Weniger Stress, mehr Zeit, zufriedene Kunden – mehr geht nicht. Wir glauben, dass sich mittelfristig auch unsere Auslastung durch BookMe noch weiter erhöhen wird.“