Meetings Status 2019

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Der weltweit führende Online Terminplaner Doodle hat heute die Veröffentlichung seines umfassenden Doodle Meeting Status 2019 bekannt gegeben.

Dies sind die wichtigsten Erkenntnisse:

  • Arbeitnehmer verbringen 2 Stunden pro Woche in nutzlosen Meetings. Die Kosten hierfür werden sich im Jahr 2019 auf über 541 Milliarden Dollar belaufen.
  • Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt drei Stunden pro Woche in Meetings – zwei Drittel aller Meetings sind überflüssig oder reine Zeitverschwendung.
  • Kumulativ ergeben sich 24 Milliarden Stunden, die Angestellte im kommenden Jahr in unnötigen Meetings verbringen.
  • Mehr als ein Drittel (37%) der Befragten halten unnötige Meetings für den größten Kostenfaktor ihres Unternehmens.
  • 76% der Arbeitnehmer ziehen persönliche Meetings Anrufen und Videochats vor.
  • Der Vormittag ist die beste Zeit, um ein Meeting abzuhalten, denn 70% der Befragten bevorzugen Meetings zwischen 8 und 12 Uhr.

Der Bericht wurde auf der Grundlage proprietärer Daten und aktueller Untersuchungen erstellt. Im Auftrag von Doodle wurden 6.528 Beschäftigte in der Schweiz, Deutschland Grossbritannien und den USA befragt und zusätzlich Daten von 19 Millionen Meetings ausgewertet, die 2018 über die Plattform organisiert wurden. Der Jahresbericht gibt Aufschluss, wieviel Zeit abgesagte oder unnötige Meetings, ineffiziente Arbeitsweisen und die bevorzugten Methoden beanspruchen. Der Report ist ergänzt mit Expertenkommentare von Organisationswissenschaftlern und Psychologen.

Hier findest du den vollständigen Meeting Report.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting Report:

Schlecht organisierte Meetings wirken sich erheblich auf Unternehmen aus

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Schlecht organisierte Meetings kosten Unternehmen jedes Jahr viel Zeit und Geld. Arbeitnehmer in den untersuchten Ländern verbringen jede Woche zwei Stunden in unnötigen Meetings, die sich im Laufe eines Jahres auf bis zu 13 Tage summieren. Der Durchschnitt der Arbeitnehmer hat drei Meetings pro Woche, die jeweils durchschnittlich eine Stunde dauern. Insgesamt halten zwei Drittel der Befragten die Meetings, an denen sie teilnehmen für unnötig.

Die Kosten für schlecht organisierte Meetings werden in der Schweiz von den Angestellten als stärkster Kostentreiber empfunden. 46% sehen hier den grössten Kostenfaktor für ihr Unternehmen, verglichen mit 40% in Grossbritannien, gefolgt von Deutschland mit 38% und 34% in den USA.

Nutzlose Meetings im Jahr 2019 werden Unternehmen 541 Milliarden Dollar kosten

Doodle hat die kumulierten jährlichen Kosten und die verschwendete Zeit für Unternehmen in den untersuchten Ländern berechnet. Grundlage sind die wöchentlichen Kosten im Vergleich zu den durchschnittlichen Gehältern und Arbeitskräften in den jeweiligen Ländern.

Land Kosten ($) Verlorene Stunden Verlorene Tage Verlorene Tage
UK (£) 45,494,580,370 3,369,600,000 140,400,000 384,657
USA ($) 399,011,952,191 16,640,000,000 693,333,333 1,899,543
Deutschland (€)

64,718,268,518

4,690,400,000 195,433,333 535,433
Schweiz (CHF) 32,725,000,000 58,500,000 7,312,500 29,018
Total ($) 541,949,801,079 24,758,500,000 1,036,479,166 2,848,651

Schlecht organisierte Meetings beeinträchtigen die Kundenbeziehungen – das geben mehr als ein Viertel (26%) der Befragten an. Zudem sorgen sie für mehr Verwirrung am Arbeitsplatz (43%) und halten die Befragten von der Erledigung ihrer eigentlichen Aufgaben ab (44%).

Gestützt werden diese Aussagen von der Erkenntnis, dass ein Drittel (33%) der Arbeitnehmer angeben, dass sie zu den meisten von ihnen besuchten Meetings keinen Beitrag leisten können und auch nichts für sich mitnehmen. Das lässt darauf schliessen, dass Meeting mit einer unnötig grossen Teilnehmerzahl Zeitverschwendung sind und grosse Kosten verursachen.

Paul Axtell, Autor von ‚Meetings Matter‘, äußert sich zu den Auswirkungen, die sich aus schlecht organisierten Meetings ergeben, wie folgt:

„Schlecht organisierte Meetings wirken sich auch auf das Verhalten der Teilnehmer aus. Wenn sie das Gefühl haben, dass das Meeting ihnen ohnehin nichts bringt, beschäftigen sie sich während des Meetings nebenbei mit anderen Dingen, anstatt sich auf das Gespräch zu konzentrieren.

Darüber hinaus, sind die Arbeitnehmer auch diejenigen, zu deren Lasten ein schlechtes Meeting geht, auch wenn es weniger offensichtlich ist. Denn die Zeit, die man in Meetings verschwendet, muss wieder aufgeholt werden, so dass sie ihre Arbeit mit nach Hause nehmen und es keine Zeit zum Entspannen und Erholen gibt. Über einen kurzen Zeitraum können Mitarbeiter diese Probleme wegstecken, aber langfristig zahlen sie für den zusätzlichen Stress einen hohen Preis.

Für den Bericht hat Doodle über 19 Millionen Meeting Anfragen und Antworten analysiert, die 2018 auf Doodle erstellt wurden. So wurde die durchschnittliche Zeitspanne ermittelt, die jemand benötigt, um auf eine Meeting Einladung zu antworten und so die Länder ermittelt, in denen Teilnehmer am schnellsten antworten und sich am längsten Zeit lassen. Die Schnelligkeit ist ein wesentlicher Faktor für die Effizienz bei der Planung eines Meetings.

  • In diesen Ländern werden Meetings am effizientesten geplant:
    • Italien mit 5 Stunden 24 Minuten
    • Polen mit 5 Stunden 30 Minuten
    • Israel mit 5 Stunden 48 Minuten
  • In diesen Ländern ist die Planung am ineffizientesten:
    • Schweden mit 10 Stunden 18 Minuten
    • Schweiz mit 10 Stunden 30 Minuten
    • Frankreich mit 10 Stunden 45 Minuten

Persönliche Gespräche sind am effektivsten

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Die moderne Technologie ermöglicht es, an Meetings überall auf der Welt teilzunehmen, es werden aber eindeutig persönliche Besprechungen bevorzugt. 76% der Befragten nennen dies als ihre favorisierte Form, andere Varianten wurden schlechter bewertet.

  • Nur 7% der Arbeitnehmer bevorzugen Telefonkonferenzen
  • 5% der Arbeitnehmer geben Videokonferenzen als bevorzugtes Format an
  • Chatten ist am wenigstens beliebt mit nur 4%

Die Frage nach den Vorteilen von face-to-face Meetings wurde von den Befragten sehr deutlich beantwortet:

  • 95% der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass man so eine persönliche Beziehung am effektivsten aufbauen kann
  • Weniger als die Hälfte (47 %) finden, dass das auch für das Chatten gilt.

Dr. Steven Rogelberg ist Chancellor’s Professor und Dozent für Management an der University of North Carolina in Charlotte und Autor von ‚The Surprising Science of Meetings‘. Er kommentiert dieses Ergebnis wie folgt:

„Studien zu Meetings sind so wesentlich. Es gibt wohl kaum eine andere berufliche Tätigkeit, die so gebräuchlich ist und sich gleichzeitig so viel darüber beklagt wird.

„Obwohl die Technologie es einfacher und leichter gemacht hat, sich aus der Ferne zu treffen – und das ist eine gute Sache –, haben persönliche Begegnungen doch eine völlig andere Dynamik. Die Kommunikation ist umfangreicher und nuancierter, da verbale und nicht-verbale Elemente einander ergänzen. Diese zusätzlichen Ebenen können nicht nur ein tieferes Verständnis ermöglichen, sondern auch helfen, Beziehungen zu vertiefen, da die Kommunikationsabsicht leichter zu erkennen und zu verstehen ist und Missverständnisse sich leichter vermeiden lassen. Im Gegensatz zu einem virtuellen Meeting, bei dem es einfacher ist, sich im Hintergrund zu verstecken und parallel noch andere Aufgaben zu erledigen, zeigen die Teilnehmer bei persönlichen Meetings in der Regel mehr Verantwortlichkeit und Engagement.“

Was macht ein gutes Meeting aus?

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Die Teilnehmer wurden gefragt, was ein gutes oder schlechtes Meeting ausmacht. Die Ergebnisse zeigen, dass eine gute Organisation das Hauptkriterium für ein gutes Meeting ist, während störendes oder ineffizientes Verhalten der Teilnehmer sich negativ auf die Qualität auswirkt.

Was macht ein gutes Meeting aus?

  • Eine klare Zielsetzung nennen 72 % der Befragten als Hauptfaktor
  • 67% geben eine übersichtliche Agenda als wichtigen Faktor an
  • Nicht zu viele Teilnehmer sind für 35 % entscheidend für ein gutes Meeting

Was macht ein schlechtes Meeting aus?

  • Telefonieren oder Nachrichten schreiben während des Meetings ist für 55% der Befragten ein Faktor für ein schlechtes Meeting
  • Sich gegenseitig unterbrechen ist für 50% ein Grund für schlechte Meetings
  • 49% geben an, dass “Anderen nicht zuhören”  ein wesentlicher Faktor ist
  • “Zu spät kommen” sehen 49% der Befragten als Ursache für schlechte Meetings
  • Zu lange über Belangloses sprechen, nennen 46% als Merkmal für schlechte Meetings

Dr. Sankalp Chaturvedi, außerordentlicher Professor für Organisationsverhalten und Führung am Imperial College London fasst zusammen, was ein gutes Meeting ausmacht:

„Das Geheimnis eines erfolgreichen und zeiteffizienten Meetings ist eine gute Vorbereitung. Die Agenda darf nicht zu lang sein. Sonst besteht die Gefahr, dass man den ersten Punkten zu viel Zeit widmet und die weiteren dann übereilt abgefertigt werden. Die Agenda sollte den Teilnehmern einige Zeit im Voraus übermittelt werden, einschliesslich der Ziele, was von dem Meeting erwartet wird und Einzelheiten zu den Themen mit den jeweils angedachten Zeitfenster“

Wie sieht die Meetingkultur bei Deutschen und Schweizern aus?

In Deutschland wird am meisten Zeit in nutzlosen Meetings verschwendet, nämlich mehr als vier Stunden pro Woche. 21% der Deutschen verlieren diese Zeit, verglichen mit 19% in Grossbritannien und der Schweiz und nur 13% der Amerikaner.

Die Ergebnisse der Befragungen zeigen, dass die Schweizer mehr Zeit in Meetings verbringen (5 Stunden pro Woche), als die Befragten aus den USA, Grossbritannien und Deutschland. Vergleicht man das mit der Zeit, die sie in nutzlosen Meetings verbringen, dann sind nur 40% der Meetings in der Schweiz als unnötige Meetings eingestuft werden können – verglichen mit 60% in den anderen Ländern. In Bezug auf ihre Meetingkultur macht das die Schweiz zu einem der belebtesten und effizientesten Märkte, bei den im Bericht untersuchten Länder.

In Deutschland gaben die Befragten an, dass sie über den Tag verteilt gleich produktiv sind  – 28% haben keine bestimmte Tageszeit, zu der sie besonders produktiv sind. Bei den Schweizern sind es sogar 32% der Befragen, im Vergleich dazu gaben dies nur 16% der Befragten in den USA und Grossbritannien an. 

Gabriele Ottino, CEO von Doodle über die Bedeutung von Meetings für Unternehmen

„Jeder weiß, wie nervig langweilige und unnötige Meetings sind. Sie sind etwas ganz Alltägliches, aber der kumulative Effekt ist wirklich schockierend! Wer sich nicht bemüht, die Effizienz der Meetings innerhalb seines Unternehmens zu steigern, verschwendet enorm viel Geld und Zeit. Viele Unternehmen leiden unter der nachlässigen Herangehensweise an die Planung und Durchführung von Meetings. Insbesondere betrifft dies auch die  25 % der Arbeitnehmer, die durchschnittlich an fünf oder mehr Meetings pro Woche teilnehmen.

Wir haben diesen Bericht in Auftrag gegeben, weil wir besser verstehen wollten, was ein schlechtes Meeting ausmacht und wie sich dies auf den Arbeitsalltag der Menschen auswirkt. Die gute Nachricht ist: Die simplen Probleme, die diese enormen finanziellen Auswirkungen nach sich ziehen, lassen sich ganz einfach beheben. Kleinigkeiten wie das Erstellen einer klaren Agenda, die gezielte Einladung relevanter Personen und eine gute Planung lassen sich leicht umsetzen. Wenn wir uns an diese Grundsätze halten, können wir nicht nur viel Geld, sondern auch viel Zeit sparen und gleichzeitig zum Wohle aller die Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern verringern.“